Digital

Digital

Nieuws

Ministerieel archief is een rommeltje

De staat van de archivering op het ministerie van Volksgezondheid (VWS) is zo triest dat niet meer te achterhalen is hoe bepaalde zaken zich hebben afgespeeld. Deze waarheid als een koe die geldt voor alle ministeries in alle landen in alle tijden, is bevestigd door onderzoek van de Erfgoedinspectie naar de archivering van dossiers van VWS over het alcoholbeleid.

De Erfgoedinspectie wordt er droevig van. De Archiefwet 1995 is bijna een kwart eeuw oud en nog heeft het ministerie het beheer van zijn informatie niet op orde: “Daarmee is de betrouwbaarheid van informatie in het geding. Zolang dit voortduurt blijft het risico bestaan dat informatie niet vindbaar en duurzaam toegankelijk is en dat onduidelijk is of informatie authentiek is en of het dossier volledig is.”

De Erfgoedinspectie kwam in actie naar aanleiding van de deerniswekkende dossiervorming rond het Directeuren Overleg Alcohol (DOA). Daarin bleken belangrijke notulen te ontbreken. Interessant detail: “Van de notulen van de vergadering van 7 maart 2008 is pagina 2 al jaren zoek, terwijl die pagina wellicht informatie bevat over mogelijke kartelvorming van de grote supermarkten tegen het leeftijdscontrolesysteem Ageviewers.”

De Erfgoedinspectie stelt ook, voor de zoveelste maal, vast dat ambtenaren van VWS de eigen archiefregels niet hebben opgevolgd. In het formele dossier over het DOA ontbreken allerlei stukken. Business as usual: “Er was bij de betrokken medewerkers op de werkvloer geen duidelijk beeld van de regels voor archivering en de stukken die in het officiële archief bewaard moesten worden. De dossiervorming buiten het officiële archief was vollediger.” Ook hebben veel ambtenaren mails over het onderwerp verwijderd uit hun mailbox. De Erfgoedinspectie, klagerig: “Het was vastgesteld dat informatie, ook e-mail, in het archief moest worden opgenomen.”

Staatssecretaris Blokhuis van VWS heeft beloofd het archief zoveel mogelijk op orde te brengen “met gebruikmaking van de papieren- en digitale archieven en beschikbare dossiers voor zover op het ministerie aanwezig”. Daarmee lijkt de kans op een echt volledig dossier nihil.

Bron: Nporadio1 Zomer 2018