Digital

Digital

Dertig jaar ellende ruim je niet in één dag op

Toen ik mijn vrouw leerde kennen, had ik nog geen netwerkschijven. Ik had in mijn kamer een kast met vakjes. Die kast had ik gekregen van de chef van de postkamer van de tabaksfabriek van Van Nelle (daar ben ik feitelijk het vak ingerold).
In de vakjes stopte ik mijn papieren. Op elk vakje had ik een stickertje geplakt met daarop geschreven het onderwerp van de papieren die in dat vakje moesten landen. Zo hield ik orde op zaken.

Toch moeten dertig jaar geleden al netwerkschijven hebben bestaan. Ik spreek immers altijd van ‘dertig jaar ellende op de netwerkschijven’. Dat zal ik toch niet zelf verzonnen hebben?

Het is een heel ding, zo’n netwerkschijf. Als je alleen werkt, heb je er eigenlijk niet eens eentje nodig, maar het is wel verdomd handig, al die mapjes die je veel gemakkelijker kunt maken dan vakjes in een kast en waarvan je zelf de naam kan verzinnen. Je spreekt immers dezelfde taal als jezelf.

Al zijn er veel mensen (niet alleen ik) die een jaar later al niet meer begrijpen wat ze hebben bedoeld met een bepaalde benaming. En die dus zijn aangewezen op het gebruik van de zoekmachine in de persoonlijke werkomgeving – een duidelijk bewijs van ‘geen orde op zaken’.

Met anderen samenwerken op een netwerkschijf doe ik al een tiental jaren niet meer. Nooit. Nergens. Misschien mis ik het niet eens. Ik kom wel veel netwerkschijven tegen, in de praktijk van alledag.

Een netwerkschijf vol mappen heeft ontegenzeggelijk zijn voordelen, voor de werkende mens. Je kunt je documentje altijd kwijt. Als er geen mapje van jouw voorkeur is, geen passende map… dan maak je er één aan. Je hoeft alleen maar een naam te verzinnen voor je document of map. Van de netwerkschijf verdwijnt nooit iets uit zichzelf (al sleept een onhandige collega weleens per ongeluk een map in een andere map). De netwerkschijf is nooit vol. De netwerkschijf is een goudmijn met steeds nieuwe lagen, nieuwe verrassingen, onbekende schatten…

Een netwerkschijf is ook een tikkende tijdbom. Voor organisaties. Aldoor groeiend, nooit krimpend. Slecht te beheren. Slecht van overzichtelijke rechten te voorzien. Slecht aan te passen aan een veranderende organisatie. Vol potentiële lekken. Vol verschillende versies van hetzelfde document. Slecht te gebruiken voor welke verantwoording dan ook.
Ofwel: “Beter dan niks.” Maar daar is dan ook alles mee gezegd.

(De mailboxen laten we even buiten beschouwing.)

Al een paar jaar merk je dat organisaties, groot en klein, een einde willen maken aan die netwerkschijven vol documenten. Ze zetten daarvoor allerlei samenwerkingsomgevingen in. SharePoint, Alfresco, Google Docs, en nog hele series maatwerkproducten.

Soms willen die organisaties erg hard: de samenwerkingsomgeving moet direct een einde maken aan de netwerkschijven. Herordenen, ontdubbelen, opruimen, migreren! Ik was eens bij een organisatie die zo’n 800 miljoen documenten op de netwerkschijven had staan. De uitfasering van de netwerkschijven werd een programma op zich… een programma dat zoveel eiste van alle medewerkers dat ze er verstandig aan zouden doen hun primaire processen een jaar of twee niet uit te voeren. Dat werd ‘m niet…

Ik kwam bij een organisatie waarin een meneer zeven keer moest klikken om bij zijn eigen netwerkmappen te komen. Ik vroeg: “Waarom eerst zeven keer zinloos klikken?”
“Dat komt,” zei hij. “Doordat wij zeven keer gereorganiseerd zijn. Dan heten we weer anders. En dan beginnen we weer met een nieuwe map.”

Ik kwam bij een organisatie waarin men projectmatig realiseerde en vervolgens procesmatig beheerde. De beheerafdeling nam de volledige projectdossiers op in het beheerdossier. “Ieder document kan een keer van belang zijn.” Zo was het inderdaad mogelijk om de vakantieplanning van projectmedewerkers uit 1999 te reconstrueren. Maar het zoeken naar de juiste beheerinformatie was een eindeloos karwei.

Ik kwam bij een organisatie waarin men de medewerkers vroeg: “Wat vreest u het meest aan de nieuwe manier van digitaal werken?”
Het antwoord: “Dat de netwerkschijven verdwijnen.”

Steeds meer organisaties willen gelukkig minder hard. Werken in een samenwerkomgeving? Prima. Documenten meenemen van de netwerkschijven: ook prima. Maar het is wel je eigen taak. Je taak als medewerker. De netwerkschijven zijn altijd je eigen ding geweest en dat blijven ze ook. We laten ze rustig uitsterven. We kunnen niet in één dag dertig jaar ellende oplossen.

Een nieuwe samenwerkingsomgeving betekent daarmee niet meer dan ‘het begin van het einde van de netwerkschijven’. Je hoopt het nog mee te maken in je werkzame leven: dat ze helemaal niet meer bestaan. Een geluk dat je dat werkzame leven tot op hoge leeftijd mag voortzetten.