Digital

Digital

Woordenboek

Terug naar V

Vervanging

Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, waarna de vervangen (oorspronkelijke) archiefbescheiden vernietigd worden. Het kan zowel gaan om vervanging van papier door een digitale gegevensdrager, zoals overzetting op microfilm, scannen. Andersom is eveneens mogelijk: vervangen van digitale origineel op papier. Ook overzetting van de ene digitale op de andere digitale gegevensdrager, en van papier op papier (zoals faxpapier op papier). Bij vervanging moet de authenticiteit en betrouwbaarheid zoveel mogelijk gewaarborgd blijven. Tot de vervanging hoort een machtiging tot vernietiging.

Er is een onderscheid tussen vervanging van op termijn te vernietigen documenten en documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Wel moet in beide gevallen de zorgdrager een verklaring van vervanging opstellen. Voor te bewaren documenten wordt de machtiging verleend door de minister van OC&W (welke deze bevoegdheid aan de Algemene Rijksarchivaris gemandateerd heeft) of door gedeputeerde staten. Het laatste wanneer het om te archiefbescheiden gaat die niet aangewezen zijn om in een rijksarchiefbewaarplaats te berusten. Voor te vernietigen archiefbescheiden is de zorgdrager degene die de machtiging verleent (aan zichzelf).