Digital

Digital

Woordenboek

Terug naar B

Bewaartermijn

De periode dat de neerslag van een handeling moet worden bewaard. Er is een keuze uit twee: B (permanent bewaren) en V (vernietigen). Aan de V wordt meestal een getal toegevoegd dat zegt na hoeveel jaar de neerslag mag worden vernietigd. Ook andere specificaties zijn mogelijk, bijvoorbeeld NA (na afhandeling) of NG (na geboorte).
Dus V 10 NA betekent: vernietigen tien jaar na afhandeling.
De opsomming van alle handelingen op een beleidsterrein met hun bewaartermijnen heet een selectielijst. Het is niet alleen wettelijk verplicht voor het vernietigen van overheidsdocumenten een goedgekeurde selectielijst te gebruiken, het is ook wettelijk verplicht vernietigbare documenten na het eindigen van hun bewaartermijn daadwerkelijk te vernietigen. Vandaar dat de overheid wel de afkorting V (vernietigen!) gebruikt, maar niet de afkorting VVV (vatbaar voor vernietiging). Die afkorting, wel in gebruik in het bedrijfsleven, impliceert een zekere vrijblijvendheid waarvan de Archiefwet niet gediend is.