Woordenboek Digitaal werken

Aanvullend gegeven

Gegeven, bijvoorbeeld een registratiekenmerk, dat moet worden toegevoegd ten behoeve van de ontsluiting van een stuk.

Activiteit

Werkzaamheid (procedurestap) die een organisatie of persoon verricht om een handeling tot stand te brengen. Een handeling bestaat vaak uit verschillende activiteiten die allemaal een verschillende bewaartermijn kunnen hebben.

Actor

Overheidsorgaan of particuliere organisatie of persoon die een rol speelt of werkzaam is op een beleidsterrein. Een actor heeft formele bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op attributie en delegatie. Bij PIVOT is een overheidsactor gelijk aan een overheidsorgaan.
Zie: Pivot.

Administratieve Organisatie (AO)

Geheel van organisatorische maatregelen om een betrouwbare gegevensverwerking te realiseren. Tot de administratieve organisatie behoren planning, controle en beheersing.
De vragen die een rol spelen bij de AO zijn: Wie mag welke gegevens inzien of bewerken? Op basis waarvan? In welke gevallen? Met welke hulpmiddelen? Waar gaan al die gegevens heen?

Afgedwaald archiefstuk

Een archiefstuk is afgedwaald als het zich ten onrechte niet bevindt bij het overheidsorgaan waar het behoort te berusten.

Afsluiten

Het beëindigen of periodiek afbreken van een dossier. Daarmee worden verwijdering van dat dossier en plaatsing van nieuwe dossiers mogelijk.

Agentschap

Een organisatie of organisatieonderdeel dat met een grote mate van zelfstandigheid handelt (voeren een eigen begroting) en verantwoordelijk is voor zijn eigen archief. De minister is verantwoordelijk voor de taken die het organisatieonderdeel uitvoert en blijft dan ook zorgdrager.

Aggregatie

Het logisch en/of fysiek groeperen van archiefbescheiden.
Zie ook: archiefbestanddeel

Allocatie

Het reserveren van een bepaalde hoeveelheid ruimte op een opslagmedium.

Allowable loss

Het maximaal aanvaardbare percentage informatieverlies bij de conversie, migratie, compressie of decompressie van (documentaire) informatie.

Analoog

Is afgeleid van het woord analoguous, wat betekent “lijkt op”. Analoge apparaten registreren “echte” gebeurtenissen, zoals geluid en beweging, en leggen die vast op analoge media als film en geluidsband. Analoog staat tegenover digitaal.

Andere Overheid

Programma met als doel de overheid beter en efficiënter te laten werken. Het was een initiatief van het kabinet Balkenende II en stopte 1 mei 2007. Doel van het programma was de overheid beter en efficiënter te laten werken door een betere dienstverlening, minder bureaucratie en een slagvaardige organisatie. Steeds was daarbij een andere werkwijze van belang. Voor de thema’s betere dienstverlening en andere werkwijze zocht het programma Andere Overheid de samenwerking met het Centrum voor Good Governance, een programma van het ministerie van BZK.

 

ANSI

American National Standards Institute. Deze organisatie ontwikkelt en publiceert standaarden, onder andere op het gebied van imaging.

Applicatie

Veelgebruikte term voor toepassing van software in een bepaalde taakuitvoering (voorbeeld: tekstverwerkingsprogramma).

Archief

Formeel: Geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep van personen of organisatie.

Archiefafdeling

Geheel van archiefbestanddelen dat zich door zijn omvang of structuur zodanig onderscheidt, dat het de hoofdafdeling van een archief bepaalt.

Archiefbeheer

Geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaarstellen daarvan.

Archiefbeheerder

Functionaris belast met het archiefbeheer.

Archiefbeheersregels

Zie beheersregels.

Archiefbeheerssysteem

Zie archiefsysteem en RKS

Archiefbescheiden

Documenten die het archief vormen.
Formeel: bescheiden of daarvoor in de plaats gestelde reproducties die, ongeacht hun vorm, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die ze heeft ontvangen of opgemaakt, dan wel waaraan de zorg is overgedragen.
Ook wel: Alle informatie die tijdens de taakuitvoering door (overheids)organen ontstaat dan wel in dat kader wordt ontvangen en naar haar aard bestemd is onder het betreffende overheidsorgaan te berusten.
Enkelvoudsvorm is: archiefstuk.

Archiefbesluit 1995

Het belangrijkste uitvoeringsbesluit van de Archiefwet 1995. In het besluit worden onder meer regels gesteld aan de vervanging van archiefbescheiden door reproducties. Ook regelt het Besluit duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid van (digitale) archiefbescheiden.

Archiefbestand(deel)

Afgebakend deel van een archief.

Archiefbewaarplaats

Archiefdepot gebouwd en ingericht voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden. Voor archieven van Rijk en provincie is dit een Rijksarchief. Archieven van gemeenten gaan naar een gemeente-archief.

Archiefbewerking

Selectie, ordening en ontsluiting van een archief of archiefafdeling.

Archiefcode

Systeem van letter- en/of cijfercombinaties voor een stelselmatige aanduiding van onderwerpen die bij een archiefvormend orgaan kunnen voorkomen voor de ordening van het archief. (voorbeelden: UDC, BAC).

Archiefdepot

Ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden.

Archieffunctie

Functie in een informatiesysteem om gewijzigde informatie op te slaan, zodat het mogelijk is een situatie uit het verleden te reconstrueren.

Archiefinventaris

Lijst waarin de aanwezige dossiers worden opgesomd, al dan niet volgens een systematische ordening, samen met de andere bestanddelen van het archief (bijvoorbeeld series).

Archiefruimte

Archiefdepot bestemd voor de bewaring door de archiefvormer van recente archiefbescheiden.

Archiefstuk

Zie archiefbescheiden.

Archiefsysteem

1. Het geheel van procedures, methoden, kennis, mensen, middelen (incl. RMA) en documenten waarmee een organisatie haar archieffunctie (in eerste betekenis) vormgeeft. Archiefsysteem is ingebracht als vertaling van recordkeeping system (RKS). De term records management systeem (RKM) wordt ook wel gebruikt.
In de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (2001) is sprake van archiefbeheerssysteem. In de nieuwe regeling (nog niet van kracht, slechts voorgesteld) zal het vervangen worden door archiefsysteem. Deze term wordt ook door de NEN-ISO 15489-1 (nl) gebruikt.
Nog een andere term voor archiefsysteem is archiveringssysteem.

2. Geheel van archiefdocumenten. Deze opvatting van archiefsysteem wordt weinig meer gebruikt. Archiefsysteem is hier een subsysteem van het archiveringssysteem zoals hierboven gedefinieerd (1).

Archiefverordening

Grofweg: beheersregels voor provincies, waterschappen en gemeenten. Zie beheersregels.

Archiefvormer

Persoon, groep personen of organisatie, die zelfstandig archiefvorming als een van zijn/haar activiteiten heeft.

Archiefvorming

Geheel van procedures en handelingen waarbij archiefbescheiden in een archief worden opgenomen.

Archiefwet 1995

Beschrijft de wettelijke verplichtingen van overheidsorganen voor het beheer van archiefbescheiden.

Archiefzorg

Bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer.

Architectuur

De beschrijving de samenhangende structuur van de informatievoorziening, de daarmee te ondersteunen bedrijfsomgeving en de technische componenten die daarvoor nodig zijn. Het geeft aan hoe te totale informatievoorziening voor een organisatie eruit ziet/ moet gaan zien.
In het architectuurmodel van de Elektronische Overheid worden bedrijfs- informatie- en ict-architectuur onderscheiden.

Archiveren

Activiteit binnen de archiefvorming waarbij archiefbescheiden op een zodanige wijze in een archief worden opgenomen dat zij in toegankelijke staat verkeren.

Archiveringssysteem

Zie archiefsysteem.

Archivistisch kenmerk

Gegeven betreffende de context, de geschiedenis en de inhoud van het archief, archiefafdeling, archiefbestanddeel en archiefstuk.

ASCII

American Standard Code for Information Interchange. Gestandaardiseerde methode die computers gebruiken om letters, nummers en andere tekens in een digitale code weer te geven.
Bijvoorbeeld: 11011110.

Attributie

Het rechtstreeks bij een wettelijk voorschrift toekennen van een bevoegdheid tot het verrichten van handelingen.

Audit trail

Automatische en elektronische vastlegging van alle interacties met de informatie in een informatiesysteem. Zo kan worden nagegaan of er ongeauthoriseerde handelingen zijn gepleegd.

Authenticatie

Controle van de identiteit van een gebruiker die toegang wil krijgen tot een applicatie, database of (andere) gegevensverzameling.
Na authenticatie volgt autorisatie.

Authenticiteit

Authenticiteit is de garantie dat een document geen manipulaties, (ongeregistreerde) substituties of falsificaties heeft ondergaan nadat het is vastgesteld.
In het kader van Digitale Duurzaamheid wordt de volgende definitie gebruikt: "Een document is authentiek als het beantwoordt aan de overeengekomen kwaliteitseisen wat betreft aanmaak, transmissie, ontvangst en beheer afhankelijk van de diverse functies van het document."
De archivistische definitie is wat strakker: "Authenticiteit is de weergave van een document volledig en geheel in overeenstemming met de oorspronkelijke vastlegging en de functie die het behoorde te vervullen." Procedures rond de creatie en het beheer van de documenten moeten die authenticiteit waarborgen.
Formeel: Eigenschap van een archiefstuk dat de integriteit vaststaat als gevolg van een controleerbare wijze van archiefvorming, overlevering, bewaring en raadpleging.

Autorisatie

Het recht op toegang tot bepaalde gegevens of informatie.
In gedigitaliseerde omgevingen betekent het veelal het recht om in archiefapplicaties archiefbescheiden in te zien, toe te voegen, te verwijderen etc.

B

Afkorting voor: permanent bewaren. Zie: bewaartermijn.

Backoffice

Dat deel van de organisatie dat geen direct contact met de klant of burger onderhoudt, maar wel het verkopen of leveren van diensten/producten aan de klant of burger ondersteunt.
Zie ook: frontoffice.

BAG

Basisregistratie Adressen en Gebouwen. Overheidsregistraties maken gebruik van deze basisregistratie binnen hun eigen procesregistraties. Het Ministerie van VROM zorgt voor de centrale voorzieningen en de bijbehorende wetgeving, gemeenten richten de registratie in en leveren gegevens aan de landelijke voorziening.

Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid

Een basisset van normen, eisen en maatregelen voor de (digitale) informatiehuishouding van het Rijk.

Basis Archiefcode (BAC)

Systematisch indelingsschema dat vooral gericht is op de gemeentelijke activiteiten.

Basis Selectiedocument (BSD)

Lijst van handelingen van een actor of verschillende actoren op een beleidsterrein, met een waardering van deze handelingen (Bewaren of Vernietigen).
Is geen wettelijke term. Zie ook selectielijst.

Basisgegevens

Gegevens die verschillende overheidsorganisaties gebruiken bij het uitvoeren van overheidstaken. Basisgegevens gelden voor het hele land en die worden door de betreffende overheidsorganisaties bijgehouden.

Basisregistrate

Bestand met basisgegevens. Er zijn zes basisregistraties aangewezen door het kabinet: personen; bedrijven en instellingen; gebouwen; adressen; percelen; topografie.

Batch

Verzameling gegevens die klaarstaan om dezelfde digitale bewerking te ondergaan.

Bedrijfsarchitectuur

Architectuur die betrekking heeft op de bedrijfsomgeving. Het gaat over de structuur en samenhang van producten, de processen waarmee die producten gemaakt worden en de organisatieonderdelen die deze processen uitvoeren.

Bedrijvenloket

Virtuele, overheidsbrede poort voor ondernemers, waar men terecht kan met vragen over wet- en regelgeving.

Behandelingsgegeven

Een gegeven dat informatie geeft over de verblijfplaats, voortgang of afdoening van een stuk.

Beheerder

Functionaris die het feitelijk beheer over de archieven voert. De bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt bij de zorgdrager.

Beheersgegevens

Gegevens over het beheer van archiefbescheiden. Vertellen iets over de samenhang tussen de documenten, de bewaartermijn, de gebruikers en de vernietigers. Niet verwarren met contextgegevens en metadata.

Beheersingsargument

Argument om een stuk te registreren zodat de afhandeling kan worden bewaakt.

Beheersregels

Regels die tot doel hebben archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Ieder overheidsorgaan is wettelijk verplicht deze regels op te stellen. Dat gebeurt door de samenhang tussem documenten, bewaartermijnen, gebruikers en vernietigers vast te leggen.

Beleidsterrein

Specifiek onderdeel van het totale overheidsbeleid. Alle beleidsterreinen samen geven een overzicht van alle taken en verantwoordelijkheden die de Nederlandse overheid heeft.
De verschillende beleidsterreinen zijn ooit vastgesteld op basis van de Staatsalmanak.
Voorbeelden van beleidsterreinen:

• telecommunicatie en post
• beheer en financiering van de staatsschuld
• begrotingsbeleid

En gaat u zo nog maar even door. Voor iedere zorgdrager op iedere beleidsterrein wordt een selectielijst opgesteld.

Beschikbaarheid

Archiefbescheiden zijn beschikbaar als er geen beperkingen van de openbaarheid op rusten en ze in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren.

Beschrijving

Een opsomming van archivistische kenmerken.

Bestand

Groep gegevens of documenten bijeengebracht met een bepaald doel en in onderlinge samenhang te raadplegen. Een bestand kan op papier, microfilm, digitaal of op welke andere drager dan ook zijn vastgelegd.

Bestandsformaat

Zie opslagformaat

Betrouwbaarheid

Bij betrouwbaarheid zijn feiten die in een document gepresenteerd zijn overeenkomstig de werkelijkheid. De inhoud van het document is een juiste weergave van de feiten die erin opgenomen zijn.

Beveiliging

Het treffen van maatregelen tegen bedreigingen. Het is van belang voor het behoud van de authenticiteit en betrouwbaarheid. Voor digitale documenten worden o.a. voorzorgsmaatregelen getroffen tegen bedreigingen voor geautomatiseerde voorzieningen, zoals tegen virussen, spam, hacken zijn.

Bewaartermijn

De periode dat de neerslag van een handeling moet worden bewaard. Er is een keuze uit twee: B (permanent bewaren) en V (vernietigen). Aan de V wordt meestal een getal toegevoegd dat zegt na hoeveel jaar de neerslag mag worden vernietigd. Ook andere specificaties zijn mogelijk, bijvoorbeeld NA (na afhandeling) of NG (na geboorte).
Dus V 10 NA betekent: vernietigen tien jaar na afhandeling.
De opsomming van alle handelingen op een beleidsterrein met hun bewaartermijnen heet een selectielijst. Het is niet alleen wettelijk verplicht voor het vernietigen van overheidsdocumenten een goedgekeurde selectielijst te gebruiken, het is ook wettelijk verplicht vernietigbare documenten na het eindigen van hun bewaartermijn daadwerkelijk te vernietigen. Vandaar dat de overheid wel de afkorting V (vernietigen!) gebruikt, maar niet de afkorting VVV (vatbaar voor vernietiging). Die afkorting, wel in gebruik in het bedrijfsleven, impliceert een zekere vrijblijvendheid waarvan de Archiefwet niet gediend is.

Bewaren

Archiefbescheiden die conform de normen goede en geordende staat door de zorgdrager naar een archiefbewaarplaats worden overgebracht.

Bewijsargument

Argument om een stuk te registreren zodat de het bewijs kan worden geleverd dat het stuk bestaat.

Bewijskracht

De juridische waarde van een document als bewijsstuk. In Nederland kennen we de vrije bewijskracht. Die wordt sterker naarmate meer maatregelen zijn getroffen om manipulaties te voorkomen. Voor digitale archiefstukken geldt het volgende: anno 2002 wordt aan het 'image', het gescande en niet-muteerbare document, volledige bewijskracht toegekend.

BIN

Bedrijven- en instellingennummer. Uniek identificatienummer voor bedrijven.

Bit

Contractie van het woord 'binary digit', oftewel: binair getal. Het kenmerk van 'binair' is dat het twee waarden kan bevatten. In dit geval: een nul of een één. Een enkele bit is dus altijd een nul of een één.

Bloggen

Online vastleggen en communiceren van je dagelijkse bezigheden, interesses etc. Bekende vorm is de weblog, een online-dagboek.

Blokperiode

Periode, meestal van tien jaar, waarin een overheidsorganisatie de archieven verdeelt. Aan een blokperiode liggen praktische overwegingen ten grondslag die te maken hebben met de overdracht van archieven. Heeft als praktisch gevolg dat een dossier, anders dan een zaak, 'gedwongen' gesloten kan worden.

Boomstructuur

De ordening van een archief wordt vaak vormgegeven in een boomstructuur.
Een boomstructuur is vergelijkbaar met een stamboom. De ordening gaat van algemeen (ouders) naar specifiek (kinderen). Een boomstructuur is ook vergelijkbaar met de mappenstructuur in de Windows verkenner. De ordening gaat van bovenliggend (map) naar onderliggend (submap). Het woord 'boomstructuur' is op zich al beeldend genoeg: van stam naar takken naar twijgjes naar blaadjes.

BPEL (eigenlijk BPEL4WS)

Business Process Execution Language for Web Services. Computertaal, gebaseerd op XML, waarin je kunt vastleggen hoe een bedrijfsproces kan worden uitgevoerd met gebruik van webservices. Volgens sommige bronnen wordt BPEL een marktstandaard.

BRK

Basis Registratie Kadaster. Registratie van alle percelen in Nederland. De Basis Registratie Kadaster maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties. Net als het GBA werkt het Kadaster al als basisregistratie. Alleen de wetgeving moet nog worden aangepast, zodat er ook voor alle kadastrale gegevens een verplichtstelling van het gebruik  komt, en een terugmeldplicht.

Broker

Hart van het midoffice. Berichtencentrale die ervoor zorgt dat de juiste berichten in het juiste formaat op het juiste moment via de juiste route bij de juiste applicaties terechtkomen.

Broncode

De broncode is de programmataal waaruit software is opgebouwd. Om het programmeren van software makkelijker te maken zijn programmeertalen ontwikkeld. De tekst in een programmeertaal die de software maakt, noemen we broncode.

Brondocument

Een brondocument kan zijn:

• het document waarvan een reproductie is gemaakt dat in de plaats is gesteld van het brondocument;
• het document waaruit gegevens zijn gehaald die zijn verwerkt in een ander document;
• (in de Microsoft Officepakketten) het bestand dat als (OLE)-object is opgenomen in een ander bestand.

Samengevat: een brondocument is een document dat gediend heeft als bron (voor gegevens) voor een ander document.

BRT

Basisregistratie Topografie. De Basisregistratie Topografie is een van de zes registraties uit het stelsel van basisregistraties en wordt beheerd door het Kadaster. Het is een bron voor alle topografische kaarten met een schaal van 1:10.000 meter.

BSD

Basis Selectiedocument.

BSN

Burger Service Nummer. Uniek persoonsnummer dat leidt tot efficiënte en betrouwbare uitwisseling van persoonsgegevens tussen burger en overheid en tussen overheidsorganisaties.

Byte

Combinatie van acht bits.

CALS

Computer Aided Acquisition and Logistics Support. Standaard van het Amerikaanse Ministerie van Defensie (DOD) voor de elektronische uitwisseling van technische documenten.

CANOS

Nederlandse Catalogus van Open Standaarden. Het is een instrument van OSOSS waarbij gemeenschappelijke standaarden ontwikkeld zijn die de informatie-uitwisseling tussen overheden, burgers en bedrijven verbeteren. Wordt beheerd door GBO.overheid

Capture

"To capture a document", ofwel: "Een document vangen." Een bewuste actie met als resultaat de registratie van een archiefstuk in de archiefapplicatie. Bij digitale stukken kan deze actie veelal worden geautomatiseerd.

CAS (Centrale Archiefselectie Dienst)

Dienst die gespecialiseerd is in het bewerken van overheidsarchieven. Maakt onderdeel uit van het Ministerie van BZK.

Categoriale archiefinstellingen

Instellingen met de doelstelling een bepaalde categorie archiefbescheiden en documentatiemateriaal te verwerven, te beheren, toegankelijk te maken en beschikbaar te stellen. Voorbeelden: het Nederlands Letterkundig Museum en Documentatiecentrum, het Katholiek Documentatiecentrum, het NIOD.
De bepalingen uit de Archiefwet over kostenloze raadpleging en openbaarheid zijn hier niet van toepassing.

Classificatieschema/classificatiesysteem

Een systematische ordening van activiteiten of handelingen en archiefbestanddelen in vastgestelde categorieën. Voorbeelden: BAC.
Ook wel ordeningsstructuur.

Commissie Jorritsma

Reguliere naam voor de VNG-commissie Gemeentelijke Dienstverlening. De commissie is in 2004 ingesteld met als doel het inventariseren en ontsluiten van ‘good practices’ van gemeentelijke dienstverlening en het ontwikkelen van een visie op goede gemeentelijke dienstverlening.

Competentiebank

Geregistreerd product van Digital display. Biedt een overzicht van de niet-vakinhoudelijke (kern)competenties of houdings- en gedragskenmerken. De Competentiebank maakt het mogelijk om aan de hand van voorbeelden te toetsen in hoeverre wordt voldaan aan bepaalde, in het div-vakgebied noodzakelijk profielen.

Compressie

Bestandsverkleining door vervanging van lange datacodes door korte datacodes. Tegenovergestelde van decompressie.
Een verkleind bestand heet een gecomprimeerd bestand. Een bekende manier van comprimeren is zippen.

Conserveren

Het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten dat erop gericht is documenten in goede staat te brengen en te houden.

Content

Inhoud (zonder opmaak).

Contentmanagement

Verzamelen of aanmaken, beheren en het uitgeven van content.

Contentmanagementsysteem (CMS)

Software waarmee de inhoud (content) van websites (internet, extranet en intranet) kan worden beheerd.

Context

Van een archiefstuk, archiefbestanddeel of archiefafdeling: het geheel van administratief-organisatorische, bestuurlijk-juridische en technische gegevens, waarbinnen de functie van het archiefstuk etc. in relatie tot de activiteiten en taken van de archiefvormer moet worden geïnterpreteerd.
Van een archief: het geheel van administratief-organisatorische, bestuurlijk-juridische, maatschappelijke en technische omstandigheden waarbinnen de activiteiten en de wijze van taakuitvoering van de archiefvormer moet worden geïnterpreteerd.

Contextgegevens

Gegevens over een document, de inhoud van een document en de organisatie over overheidsfunctie verantwoordelijk voor de archivering van het document. Om de samenhang en interpreteerbaarheid van (digitale) documenten te garanderen.
Formeler: Contextgegevens worden vastgelegd bij de aanmaak van het document, horen onlosmakelijk bij het document en geven aan in welke relatie het document staat tot de omgeving waarin het ontstond en welke rol het in die omgeving speelde. Contextgegevens maken communicatie (voor wie? van wie?), interpretatie (authenticiteit, bewijskracht, betrouwbaarheid) en vindbaarheid mogelijk. De voornaamste contextgegevens zijn institutioneel (over de organisatie), functioneel (over verantwoordelijkheid en bevoegdheid), procedureel (over werkproces en administratieve organisatie) en identificatie (status). In de contextgegevens is tevens te vinden in het kader van welke activiteit het document is ontstaan.
Niet verwarren met beheersgegevens of metadata.

Contextual search

Vinden van documenten in een systeem door te zoeken naar teksten in de documenten zelf. In het dagelijks gebruik synoniem met full text retrieval.

Controleerbaarheid

Mogelijkheid historische wijzigingen van inhoud, structuur en/of context van een document te achterhalen.

Convergentie

Verschijnsel van verdwijnen van de traditionele relatie tussen dienst en middel als gevolg van de digitalisering. Voorbeeld: internet via de kabel.

Conversie

Formeel: Het overzetten van digitale documenten naar andere programmatuur met behulp van standaardapparatuur onder behoud van authenticiteit. Conversie wordt gewoonlijk toegepast bij vervanging van computerprogrammatuur (software) en -apparatuur (hardware) door nieuwere versies en bij uitwisseling van documenten tussen digitale systemen die in beginsel automatisch kunnen communiceren.

Cryptografie

Geheimschrijven. Verzamelnaam voor technieken waarmee digitaal opgeslagen informatie kan worden versleuteld.

Data Grid

Zie: World Wide Grid

Databank (Database)

Verzameling gegevens in een bestand of in een groep geïntegreerde bestanden. Vaak gebruikt voor computerbestand. Voorbeelden kunnen zijn: postregistratiesysteem met gegevens over ingekomen en uitgaande brieven en een elektronisch archief met digitale documenten. Database hoeft geen computerbestand te zijn.

Datamining

Analyse van de gegevens in een gegevensbestand (database) op basis van bepaalde kenmerken, trends etc.

Datavalidatie

De mogelijkheid om syntax, formaat, waarde, bereik en semantiek van datavelden op juistheid te toetsen.

Datawarehouse

Grote verzameling (warenhuis) van gegevens, die aan diverse databases ontleend zijn.

Decompressie

Het tegenovergestelde van compressie. De korte codes in het gecomprimeerde bestand worden vervangen door de oorspronkelijke codes, zodat het bestand weer bruikbaar is.

Delegatie

Het overdragen van een bevoegdheid aan een ander orgaan, inclusief de daarbij behorende verantwoordelijkheden.
Vergelijk mandaat

Depot 2000+

Project van de toenmalige Rijksarchiefdienst, gericht op de blijvende toegankelijkheid van digitale documenten.

Dienstverleningsovereenkomst (DVO)

Een overeenkomst tussen opdrachtgever en –nemer waarin de afspraken zijn vastgelegd over het dienstverleningsniveau. Hierin komen de volgende onderdelen aan bod: diensten, kwaliteitsniveau, betrokken partijen, omstandigheden waaronder de diensten worden geleverd, sancties.

DigiD

Digitale Identiteit. Een gemeenschappelijk systeem waarmee overheidsinstellingen de identiteit kunnen verifiëren van burgers en bedrijven die van hun elektronische diensten gebruikmaken.

Digiscan

Instrument, ontwikkeld door Digital display, geschikt voor organisaties die meer digitaal willen gaan werken en snel overzicht willen krijgen over de stappen die genomen kunnen worden en de gevolgen daarvan. Zie de website: www.ddisplay.nl

Digitaal

Gegevens die zijn vastgelegd in enen en nullen (binaire code). Digitale media zijn bijvoorbeeld cd-roms en harde schijven.

Digitaal depot

Het geheel van apparatuur, programmatuur en procedures waarmee een instelling in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen.
Ook wel: e-depot.

Digitaal document

Document in digitale vorm. Het kan een document zijn dat digitaal is ontstaan (e-mail) maar ook een papieren document dat gedigitaliseerd is (scan).

Digitaal Omgevingsloket

De omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Met dit project wil het ministerie van VROM de regelgeving flink reduceren en verbeteren, zodat ze burgers en bedrijven minder tijd en geld kosten. Het project Digitaal Omgevingsloket ontwikkelt drie landelijke voorzieningen (elektronisch formulier, centrale voorziening vergunningen en branchewijzers) waarmee gemeenten, provincies en waterschappen hun eigen digitale loket kunnen inrichten.

Digitale duurzaamheid

Kernbegrip in de hedendaagse archiefkunde. Digitale documenten die permanent moeten worden bewaard, moeten permanent toegankelijk blijven. Duurzaamheid slaat op de opgeslagen informatie, de inhoud van het document, en kent de volgende kenmerken: de informatie blijft raadpleegbaar, authentiek (in de oorspronkelijke verschijningsvorm) en voor mensen leesbaar.
Specifieke aandacht voor digitale duurzaamheid is in de artikelen 11 en 12 van het Archiefbesluit gegeven. Deze artikelen hebben uitgemond in respectievelijk de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Digitale handtekening

Zie elektronische handtekening.

Digitale Informatievoorziening (DIV)

Niet te verwarren met de andere DIV (Documentaire informatievoorziening). Een papierloos archief.

Digitaliseren

1. Het omzetten van papieren documenten in digitale documenten, vaak middels scannen.
2. Het zorgen dat zo veel mogelijk digitaal gewerkt wordt. Dat houdt meer in dan slechts het scannen van papieren documenten.

Directory

Zie map.

DIRKS methodologie

Methode die overheden en bedrijven kunnen gebruiken om hun informatie- en recordsmanagement te verbeteren. Bevat richtlijnen voor de implementatie van recordsmanagementsystemen. De methode is afkomstig uit Australië en gebaseerd op twee standaards voor recordmanagement: de ISO 15489 en de AS (Australian Standard) 4390–1996.
Webplek:www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/summary.html

DIVA

De vereniging DIVA is 1 januari 2007 opgegaan in Erfgoednederland.
DIVA was een koepelorganisatie voor documentaire informatievoorziening en het archiefwezen. Haar doel was het versterken van de maatschappelijke betekenis van het huidige en toekomstige cultureel erfgoed door het scheppen van voorwaarden voor het goed functioneren van instellingen die archief en informatie beheren en beschikbaar stellen.
Samen met andere koepelorganisaties SNA (Stichting voor de Nederlandse Archeologie) en NCM (Nationaal Contact Monumenten) en met de Stichting Erfgoed Actueel ging DIVA op in Stichting Erfgoed Nederland. Ook zal de Nederlandse Museumvereniging haar museale besteltaken in deze nieuwe stichting onderbrengen.
De website van DIVA: www.divakoepel.nl is per 1 augustus niet meer actief. De bezoeker wordt automatisch doorgelinkt naarwww.erfgoednederland.nl

DMS (Document management systeem)

Andere naam voor documentair informatiesysteem.

Document

Geheel van samenhangende gegevens, vastgelegd op een gegevensdrager.
Een papieren document vormt met zijn drager een fysieke eenheid, bij een digitaal document is dat niet het geval.

Documentair informatiesysteem

Elektronisch gegevensbestand met verwijzingen naar documenten en (eventueel) digitale afbeeldingen van documenten. Doel: de documentaire informatie binnen de organisatie toegankelijk maken en houden.

Documentair structuurplan (DSP)

De Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden van 2002 omschrijft een DSP als "een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt." Iedere organisatie die valt onder de Archiefwet 1995 moet een DSP hebben en onderhouden.
De omschrijving in de Regeling laat ruimte voor interpretatie.
Een DSP wordt soms een Structuurplan documentaire informatievoorziening (SDI) genoemd (bijvoorbeeld bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat).

Modellen voor een DSP zijn onder meer te vinden op de gezamenlijke site
van het Gemeentearchief Amsterdam en DIVA (www.digidiv.nl) en op de site van de provinciale archiefinspecteurs (www.lopai.nl).

Documentaire informatie

Informatie die een organisatie nodig heeft om de opgedragen taken adequaat te kunnen uitvoeren en daarover verantwoording af te leggen.

Documentaire informatieverzorging (DIV)

Het verzorgen van de ingekomen, interne en uitgaande bescheiden, van archiefvorming en archiefbeheer en van de toegankelijkheid van deze informatie ten behoeve van de eigen organisatie.

Documentaire informatievoorziening (DIV)

Het proces van communicatie door middel van documenten (papier, digitaal, financieel, meet- en regelgegevens, afbeeldingen etc.).

Documentatie

Informatie / verzameling documenten die niet direct in relatie staat tot de taakuitvoering. Vaak gaat het om achtergrondinformatie of stukken die ter kennisname worden genomen. Bijvoorbeeld: boeken, tijdschriften, knipsels. Documentatie is algemener van aard dan archiefbescheiden.

Documentflow

Het automatiseren en controleren van de document- en informatiestromen binnen de organisatie. Rappel- en traceertoepassing zijn hiervan een onderdeel.

Documentmanagement

Beheren van verzamelingen documenten aan de hand van functionaliteiten als registratie, versiebeheer, indexering en dergelijke.

DOD-standaard :5015-2

Bevat de eisen die het Department of Defence (VS) stelt aan een RMA. Deze eisen zijn door het Amerikaanse Nationaal Archief (NARA) overgenomen. Ze zijn in de wereld van de bouwers van RMA-pakketten de feitelijke standaard.

Dokkiementmennizment

Term door Digital display schertsend gebruikt voor dat onderdeel van
ons mooie vakgebied waarover vaak ingewikkeld en duur wordt gesproken, maar waarin het feitelijk over niets anders gaat dan het in een databak stoppen en weer terug kunnen vinden van zoveel mogelijk voor de processen relevante documenten.

DOP-methodiek

DOP: Documenthuishouding-Organisatie-Processen. Het is een instrument voor de analyse van kwaliteit en risico's op gebied van documenthuishouding. Zie de website: www.ddisplay.nl

Dossier

Geheel van archiefbescheiden fysiek dan wel logisch samengevoegd rond de behandeling van één zaak.

Dossiercode

Getallen of symbolen die gebruikt worden om dossieromschrijvingen te representeren. Hiermee wordt informatie voor archivering, referentie en verwijdering geïdentificeerd.

Dossierinventaris

Lijst waarin de aanwezige dossiers worden opgesomd, al dan niet volgens een systematische ordening.

Drager

Zie gegevensdrager

Driehoeksoverleg

Het Driehoeksoverleg is een bespreking van een concept-selectielijst tussen een deskundige op het beleidsterrein, een deskundige op archiefgebied van de zorgdrager/actor en een vertegenwoordiger van het Nationaal Archief. Als het Driehoeksoverleg de concept-lijst heeft goedgekeurd, gaat deze naar de Raad voor Cultuur.

Duurzaamheid

Kwaliteitseisen gesteld aan de informatiedrager, de verpakking en de wijze van bewaring van archiefbescheiden die er toe bij moeten dragen dat er bij raadpleging, na tenminste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang van de archiefbescheiden zal zijn te constateren.
Ook de (blijvende) toegankelijkheid van archiefbescheiden is een onderdeel van duurzaamheid.

Dwangdepot

Deze sanctie treft een overheidsorgaan dat zijn archiefbescheiden niet in goede, geordende en toegankelijke staat brengt. De archiefbescheiden worden voorm onbepaalde tijd in een archiefbewaarplaats ondergebracht. Daar worden ze op kosten van het overheidsorgaan in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht.

Dynamisch archief

Actueel archief met regelmatige raadpleegfrequentie.

E-depot

Zie digitaal depot

E-mail

Een elektronisch postbericht, inclusief de meegezonden/ meeverzonden bijlagen. Heeft dezelfde status als een papieren postbericht of fax.

E-overheid

Kenniscentrum Elektronische Overheid. E-overheid stimuleert kennisuitwisseling tussen overheden en geeft informatie en advies op het gebied van de elektronische overheid.

ECM

Afkorting voor diverse begrippen zoals Electronic Content Managment, Electronic Control Module (geïntegreerd systeem dat een of meer andere systemen controleert) en Entreprise Content Management. Onder Entreprise Content Management wordt de strategie en technologie verstaan om de opname, bewaring, vernietiging, vindbaarheid en beveiliging van documenten en inhoud te beheren.

ED3

Afkorting van Eisen Duurzaam Digitaal Depot. Kader, ontwikkeld door LOPAI, voor de toetsing van de beheeromgeving van permanent te bewaren digitale archiefbescheiden.
Midoffice Community – samenwerkingsverband van aantal Nederlandse gemeenten met als doelen:
• Het opdrachtgeverschap voor midoffice-aanbestedingen te professionaliseren
• Het forum te zijn voor kennis, ‘best practices’ en inspraak op het gebied van midoffice.

EDI (Electronic data interchange)

Het digitaal uitwisselen van gegevens om de bedrijfsprocessen mogelijk te maken of te verbeteren.

EDMS

Electronic Document Management System. Digitaal systeem voor het beheer van documenten.

EDP (Electronic Data Processing)

Elektronische gegevensverwerking.

EDP-audit

De onafhankelijke en onpartijdige beoordeling van: de betrouwbaarheid, de beveiliging, de effectiviteit en de efficiency van geautomatiseerde informatiesystemen; van de organisatie van de automatiseringsafdeling en; van de technisch/organisatorische infrastructuur van de geautomatiseerde gegevensverwerking.
Ook wel IT-audit.

eFormulieren

Programma van Stichting ICTU dat elektronische formulieren bouwt. Het programma gaat daarbij uit van de door gemeenten en provincies opgestelde specificaties. Tevens wordt er gezorgd voor de koppeling met landelijke ICT voorzieningen, zodat elektronische formulieren aangesloten kunnen worden op DigiD en Basisregistraties. Deze koppeling maakt het mogelijk dat bij de overheid bekende gegevens voor-ingevuld worden in het elektronische formulier. Hierdoor hoeft de burger niet tweemaal dezelfde gegevens bij de overheid aan te leveren. Daarnaast zorgt het programma voor een koppeling naar voorzieningen van derde partijen, zoals een internetkassa en een postcodetabel.

Elektronische handtekening

Handtekening die elektronisch is. Net als de handgeschreven handtekening wordt ze gebruikt om de identiteit van de schrijver te garanderen. Het wordt gebruikt voor authenticatie. Er is verschil tussen elektronische handtekeningen: dat verschil zit ‘m vooral in de zekerheid omtrent authenticatie.
Met behulp van digitale certificaten worden digitale handtekeningen gemaakt en geverifieerd.

Emulatie

Softwarematige nabootsing van hardwareplatforms. Belangrijk instrument voor de digitale duurzaamheid.
Sprekend voorbeeld: Atari. Op internet is emulatiesoftware te vinden waarmee de originele spellen van Atari (uit de begintijd van de computerspellen) kunnen worden (na)gespeeld.

Encryptie

Beveiliging van bijvoorbeeld e-mail via versleuteling. De informatie wordt gecodeerd en kan alleen worden ontcijferd door de ontvanger die de juiste sleutel heeft.

eNIK

Elektronische Nederlandse Identiteitskaart. De burger kan met deze elektronische functionaliteit op de Nederlandse Identiteitskaart een elektronische handtekening zetten, zich elektronisch identificeren en een bericht beveiligen.

Enterprise search

Het toepassen van het ‘google-principe’ op alle informatie binnen je bedrijf of organisatie. In de praktijk komt het neer op het beschikbaar stellen van software (een ‘enterprise search engine’) die zoekt in alle gegevensbestanden en –applicaties van de organisatie. Er zijn mensen die menen dat enterprise search het toekennen van metadata aan bijvoorbeeld documenten overbodig maakt.

Erfgoed Nederland, Stichting

Stichting die zich inzet voor de versterking van de maatschappelijke positie, het belang en de betekenis van het cultureel erfgoed als geheel en daarbinnen van de deelsectoren archeologie, archieven, monumenten en musea.
In januari 2007 ontstaan uit drie stichtingen en een vereniging: DIVA, SNA, NCM en Erfgoed Actueel (EA). In 2008 zal ook de Nederlandse Museumvereniging (NMV) een aantal taken onderbrengen bij Erfgoed Nederland.

Erfgoedinspectie

Per 1 november 2005 ontstaan uit Rijksinspectie voor de Archeologie, de Rijksarchiefinspectie, de Inspectie Cultuurbezit en de Rijkinspectie Monumentenzorg. Ze valt onder het Ministerie van OC&W. De Erfgoedinspectie ziet erop toe dat de regels worden nageleefd en stimuleert verbeteringen in het behoud en beheer en een goede omgang met het erfgoed. Waar nodig treedt zij op bij incidenten en calamiteiten.
De Erfgoedinspectie kent vier secties: Archeologie, Archieven, Collecties en Monumenten. De sectie Archieven houdt toezicht op de vorming en op het beheer en behoud van de archieven van de centrale overheid. Het is de opvolger van de Rijksarchiefinspectie.

Exabyte

1024 petabytes = 1152921504606846976 bytes.

FAQ (frequently asked questions, veelgestelde vragen)

Een lijst met veel gestelde vragen en antwoorden, om te voorkomen dat telkens het zelfde wordt gevraagd.

Folder

Zie map.

Formaat

De technische en logische structuur van een digitale gegevensdrager is het formaat.

Frontoffice

Dat deel van de organisatie waarin het werkelijke contact tussen medewerker of ambtenaar en klant of burger plaatsvindt.
Zie ook: backoffice.

Full text retrieval

Zoekmethode waarbij de volledige inhoud van documenten kan worden doorzocht.

GBA

Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens: het geautomatiseerde bevolkingsregister. Valt onder de Wet gemeentelijke basisadministraties (Wgba 1994) en niet onder de Wet Persoonsregistraties. De Wgba heeft een eigen privacyregeling. Daarin zijn de wettelijke voorschriften vastgelegd voor de verstrekking van gegevens uit het GBA. De GBA volgde per 1 oktober 1994 de persoonskaart op.

GBO.overheid (Gemeenschappelijke Beheer Organisatie)

Overheidsbreed beheren van infrastructurele voorzieningen zoals voor authenticatie, gegevensuitwisseling en beveiliging. GBO.overheid levert infractructurele diensten aan organisaties in het publieke domein.
Is beheerder van CaNOS. GBO.overheid is een projectorganisatie van het ministerie BZK. www.gbo.overheid.nl

Gebruikersinterface

De manier waarop de informatie door een systeem wordt gepresenteerd aan de gebruiker.

Gegeven

Vastgelegde weergave van een feit, begrip of aanwijzing, geschikt voor overdracht, interpretatie of verwerking door een persoon of apparaat.

Gegevensdrager

Materiaal waarop of waarin gegevens worden vastgelegd.
Synoniem is informatiedrager. Synoniem van drager is ook opslagmedium.
De vastlegging kan van korte of lange duur zijn, en al dan niet uitwisbaar.
De technische en logische structuur van een digitale gegevensdrager is het formaat. Het herformatteren van gegevens is het kopiëren van gegevens naar een andere binaire code.

Gegevensmagazijn

Het gegevensmagazijn is een functionele component binnen de midoffice. Het zorgt ervoor dat alle relevante gegevens uit de administratieve informatiesystemen in de backoffice 24 uur per dag beschikbaar zijn voor de dienstverlening aan burgers, bedrijven en ketenpartners. Het maakt het mogelijk processen ook via de website, buiten kantooruren, op te starten. De gegevens in het gegevensmagazijn worden geautomatiseerd en zo frequent mogelijk overgebracht uit de backoffice-systemen.

Gehopte omschrijving

Als je een zaak of een document voor een langere tijd terugvindbaar wilt maken, omschrijf je die zaak of dat document via de methode van de 'gehopte omschrijving'. In de omschrijving verwerk je dan de volgende zaken:
• Gezichtspunt
• Handeling
• Object
• Tijd
• Plaats.

Voorbeeld van een gehopte omschrijving is: 'Klacht van de heer De Bruin over ambtenaar Monnik van de gemeente Nieuwendam vanwege belediging aan de balie van het stadskantoor op 11 november 2006."
Over het algemeen worden beschrijvingen overigens wat beknopter gemaakt.

GEMMA

GEMeentelijke Model Architectuur. GEMMA sluit aan op de NORA (zie NORA) en bestaat uit een aantal samenhangende onderdelen, die gemeenten helpen in hun ontwikkeling naar e-gemeente.
De onderdelen waaruit GEMMA bestaat zijn:
• Referentiearchitectuur: GEMMA Proces- en Informatiearchitectuur
• Gegevensstandaarden: RSGB en het Referentiemodel GB Zaken.
• Dienstverleningsstandaarden: E-formulierenspecificaties, Processen en de standaard Zaaktypecatalogus
• Berichtenstandaard: StUF (verheven tot Open Standaard)
• Standaard aanpak: Standaard aanpak aanbesteding Midoffice (ANDEZ)
• Kennis: Handreiking Strategie E-gemeente en Samenhangnotitie
Voor meer info:
http://egem-iteams.nl/gemma

 

 

Geordende staat

Toestand van een archief waarin de archiefbestanddelen zodanig zijn geordend, dat zij binnen een redelijke termijn kunnen worden gevonden.

Gigabyte

1024 megabytes = 1073741824 bytes.

GIS

Geografisch informatie systeem. Programma voor het beheren en bewerken van geografische informatie.

GOB

Gemeenschappelijke Ontsluiting van Basisgegeven: digitale catalogus die overzicht biedt van welk gegeven zich in welke basisregistratie bevindt.

Goede staat

Toestand van documenten, waarin deze bestaan uit voldoende duurzame materialen, in voldoende duurzame verpakking en onbeschadigd zijn.

Governance

Het sturen en beheersen  van een organisatie, de verantwoording die daarover wordt afgelegd en het toezicht dat daarop wordt uitgeoefend ten behoeve van belanghebbenden.

Handeling

Een handeling is een complex van activiteiten, gericht op het tot standbrengen van een product, dat de actor verricht ter vervulling van een taak of op grond van een bevoegdheid.

Handelingenbank

Database voor de beschrijvingen (van de overheidshandelingen) die in het kader van PIVOT tot stand zijn gekomen. Wordt ontwikkelt door de Centrale Archief Selectiedienst (CAS).

Hyperlink

Een soort digitale schakel waarmee de webpagina’s op Internet met elkaar in verbinding staan. Een hyperlink is doorgaans herkenbaar door een afwijkende kleur en doordat het is onderstreept (b.v. www.ddisplay.nl).

ICA (International Council on Arhives)

Koepelorganisatie van archiefinstellingen, stelt onder andere de standaarden ISAD(G) en ISAAR(CPF) op. www.ica.org

ICT-architectuur

Beschrijving van de ICT-componenten in een organisatie en hun onderlinge relatie. Het belang van een heldere ICT-architectuur wordt groter door toenemende afhankelijkheid tussen verschillende ict-ontwikkelingen.
Ook wel technische architectuur.

ICT-beraad

Overleg van de plaatsvervangend secretarissen-generaal van alle ministeries, in 2000 door Minister Van Boxtel van GSI (Grote-Stedenbeleid en Informatie) ingesteld. Vast agendapunt is 'documentaire informatievoorziening en digitale duurzaamheid'.

ICTAL

Programma ICT en Administratieve Lastenverlichting is een samenwerkingsverband tussen bedrijfsleven en de overheid. Doel is om ict-voorzieningen te ontwikkelen en in gebruik te nemen om de administratieve lasten en rompslomp bij bedrijfsleven te verminderen.
Zie OTP

ICTU (ICT Uitvoeringsorganisatie)

Stichting die het Ministerie van Binnenlandse Zaken en de Vereniging van Nederlandse gemeenten hebben opgericht om ICT binnen te overheid te implementeren.
www.ictu.nl

Identificatie

Vaststelling, door de zorgdrager, of een ontvangen of opgemaakt document, gezien de inhoud, van belang is voor de bedrijfsvoering of de verantwoording. Hierdoor krijgt een document de status van archiefstuk.

IKZ

Integrale kwaliteitszorg. Zie: kwaliteitszorg.

Imaging

Door middel van een scanner een papieren document, of microfilmopname, omzetten in digitale gegevens (image). Vervolgens kunnen de images worden bewerkt, geïndexeerd, opgeslagen en teruggezocht.

Implementeren

Het invoeren van een (deel)systeem. Het gaat daarbij zowel om het ontwerpen van het (deel)systeem, hoe et in de omgeving waarin ze gaat werken past, als om het eventuele invoeren van gegevens (vullen).

Indexering

Het vaststellen van zoekkenmerken om het terugzoeken van informatie te vereenvoudigen.

Informatie

Zodanig bewerkte gegevens, dat ze voor de betreffende persoon betekenis hebben)

Informatiearchitectuur

De samenhangende structuur van de informatievoorziening in een organisatie. Hierbij gaat het om gegevens, applicaties en de onderlinge relatie(s) van applicaties.

Informatiedrager

Zie gegevensdrager.

Informatiehuishouding

Het totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen en informatieopslag of archivering ter ondersteuning van de bedrijfsprocessen en ter waarborging van democratische en juridische waarden zoals transparantie, verantwoording, de belangen van recht- en bewijszoekende en cultuurbehoud. De informatiehuishouding moet zo worden ingericht dat de (digitale) informatie ook na afloop van tijd raadpleegbaar, toegankelijk en authentiek blijft. Dus vanaf het moment van creatie tot zo lang als nodig is.

Informatiesysteem

Geheel van bestanden, procedures, apparaten en daarbij benodigde hulpmiddelen, ingericht door een persoon of organisatie ten behoeve van de uitvoering van haar/zijn taken. De bestanden kunnen uit alle typen digitale en niet-digitale documenten bestaan. De digitale bestanden omvatten tevens metagegevens.

Informatisering

Het inzetten van middelen uit de informatie- en communicatietechniek (ict) voor uitvoering van processen.
Vroeger sprak men van "automatisering", maar omdat in toenemende mate daarbij de telecommunicatie (denk bijvoorbeeld aan het internet en aan interne netwerken) een rol is gaan spelen, wordt deze term door velen als ontoereikend beschouwd.

INK(-managementmodel)

Instituut Nederlandse Kwaliteit. Het is een stichting dat als doel heeft de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren op basis van het INK-managementmodel. Het model kent negen onderdelen (aandachtsgebieden) die elk een bijdrage leveren aan de kwaliteit. Op elk punt is verbetering mogelijk. www.ink.nl

Inrichtingsplan

Voorschrift voor de inrichting van archiefruimten waarbij eisen gesteld worden aan de bouwkundige gesteldheid, de brandpreventie, het klimaat en de inrichting (Archiefbesluit 1995 art. 13).

Inspectie

Formeel: wettelijke bevoegdheid van een functionaris op gezag van een met toezicht belast overheidsorgaan tot kennisneming en toetsing van de wijze waarop een archiefbeheerder het archiefbeheer uitvoert.

Institutioneel onderzoek

Beschrijving van een beleidsterrein, in taken en handelingen, waarop een of meer archiefvormers handelend optreden. Dient als kader en context voor de bepaling en selectie van archiefbescheiden.

Integriteit

Formeel: Eigenschap van een archiefstuk dat zijn vorm, inhoud en structuur bij raadpleging gelijk zijn aan de vorm, inhoud en structuur op het tijdstip dat het werd opgemaakt. 'Gelijk zijn' kan ruimer worden opgevat als 'reconstrueerbaar zijn'.
Integriteit bestaat uit authenticiteit en betrouwbaarheid.

Inventaris

Een opsomming van de inhoud van een archief.

ISAAR (CPF)

International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families ofwel internationale standaard voor archivistische geautoriseerde beschrijvingen van organisaties, personen en families. Het is een standaard van de ICA. Het vertoont veel overlap met de andere norm ISAD-G, maar gaat dieper op de beschrijving van de context van de archiefvormer.

ISAD-G

General International Standard Archival Description.
Publicatie onder auspiciën van de International Archiefraad (ICA) en met financiële steun van UNESCO. Wil uiteindelijk leiden tot internationaal aanvaarde beschrijvingsregels voor de archivistiek. Zo’n standaard is een essentiële voorwaarde voor digitalisering en het zoeken in archieven.
Web: www.ica.com

ISO

International Standards Organisation: internationale organisatie die normen vaststelt. Medeoprichter van ANSI, waarmee ze veel standaarden samen ontwikkelen.
Voor Nederland is er het Nederlands Normalisatie Instituut: het nationale orgaan dat de ISO-standaarden en Nederlandse uitgaven daarvan in beheer heeft en zorg draagt voor hun ontwikkeling. Dit leidt tot NEN-ISO-normen.
Belangrijke ISO normen voor archief zijn: (NEN-)ISO 15489 (informatie- en archiefmanagement) en (NEN-) 23081-1 (principes voor archivistische metadata).

Geen begrippen gevonden

Kabinetsarchief

Algemeen: het archief met de geheime en vertrouwelijke stukken, meestal van en voor de hoogste baas, dat bijna elke organisatie heeft en dat heel vaak aangeduid wordt met Kabinet.
Specifiek: het archief met de ministerraadsstukken en -notulen en de andere stukken die door het Kabinet der Koningin ambtshalve zijn ontvangen dan wel opgemaakt.

Kantoorapplicaties

Softwarepakketten die een aantal kantoorondersteunende functies vervullen, zoals tekstverwerking, desktop publishing, rekenbladberekeningen, e-mail, fax, document imaging, OCR, workflow en gegevensbeheer. Deze applicaties worden in het algemeen gebruikt om bedrijfsdocumenten te genereren, om te zetten, te verzenden of te ontvangen.

Kennismanagement

Kennismanagement lijkt veel op geluk: er is geen algemeen geldende definitie voor. Sommige mensen vinden een bibliotheek op intranet of een database met weblinks al kennismanagement.

De opvatting dat kennismanagement IT-gestuurd is, heeft terrein verloren. Tegenwoordig menen velen dat kennismanagement begint met een duidelijke definitie van kennis. En kennis is toch eerder een menselijke eigenschap dan een bezit van een bedrijf: kennis zit in de hoofden van mensen. En niet alleen in de hoofden: ook ervaringen, gevoelens en voorkeuren zijn onderdeel van de menselijke kennis.
Kennismanagement heeft meer met bedrijfscultuur te maken dan met automatisering. Medewerkers die dol zijn op hun bedrijf, zullen eerder geneigd zijn kennis onderling te delen.

Kennis delen is een duidelijker begrip dan kennis 'managen'. Daarom verliest de term 'kennismanagement' zelf al terrein. Kennisdeling bestaat al lang. Hoe lang gebruiken schepelingen al niet een logboek? En juist een logboek, een dagboek van ervaringen, is een van de vruchtbaarste vormen van kennisdeling.

De relatie tussen kennismanagement en documentaire informatievoorziening is onduidelijk. Veel overlap lijkt er niet. Kennismanagement houdt zich bezig met kennis en documentaire informatievoorziening met informatie. En ook informatie is een begrip zonder duidelijke definitie…

Kilobyte

1024 bytes.

KING

Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten

Klasseren

Het toewijzen van rubrieken van het classificatiesysteem aan archiefbestanddelen (of archiefdocumenten).

Kopie

Afschrift. Document dat overeenstemt met het document waarnaar het vervaardigd is.

Koppelvlak

Interface die volgens een bepaalde standaard de uitwisseling verzorgt van gegevens tussen informatiesystemen. Koppelvlak werkt met standaarden.

Kwaliteitszorg

Het geheel van het plannen, het beheersen en het verbeteren van kwaliteit met behulp van interne en/of externe normen. Die normen moeten een leidraad zijn voor het bepalen en evalueren van beleid en moeten een toetskader zijn voor werkprocessen. Voorbeelden: INK, ISO-certificering.

LAN

Local Area Network. Een groep computers die verbonden zijn (rechtstreeks of via een gedeeld medium). LAN’s worden vaak gebruikt op locaties waar meerdere computers ook in één gebouw of ruimte te vinden zijn en waar snelle informatieoverdracht tussen computers gewenst is.

Machineleesbare gegevensbestanden (MLG's)

Oude benaming voor digitale documenten. Gebaseerd op het Franse DLM, Données lisibles par machine.

Machtigingen t.a.v. archief

Tot vervreemding, vervanging, opschorting van de overbrengingstermijn. Dergelijke machtigingen worden (voor te bewaren archiefbescheiden) door de minister van OC&W of door Gedeputeerde Staten aan een zorgdrager verstrekt. De bevoegdheid van de minister van OCenW is gemandateerd aan de Algemene Rijksarchivaris.

Mandaat

Machtiging, het overdragen van een bevoegdheid aan een ander, echter zonder de bijbehorende verantwoordelijkheden.

Map

Het kan gaan om een fysieke map als om een digitale map. Beide zijn een middel om documenten die bij elkaar horen bijeen te houden.
Voor mappen in een digitale omgeving worden ook wel ‘directories’ en ‘folders’ gebruikt. Diverse submappen zijn vaak te herkennen aan het teken ‘’.

Mapping

De mogelijkheid om digitale gegevens van verschillend formaat met elkaar uit te wisselen. Men onderscheidt field mapping (de structuur van de gegevens blijft behouden) en semantic mapping (de structuur van de gegevens verandert).

MARIJ
Model Architectuur Rijksdienst.
Ook wel ‘een dochter van NORA’ (zie aldaar) genoemd.

NORA biedt alle overheidsorganen een handvat voor samenwerking in ketens en netwerken. Door de principes van NORA te hanteren, ontstaat samenhang in de inrichting van de (elektronische) overheid. MARIJ moet dit laatste mogelijk maken binnen de Rijksdienst en kan als zodanig als addendum bij de NORA worden beschouwd.

link:http://www.e-overheid.nl/atlas/referentiearchitectuur/pagina5249/

MARIJ

Model Architectuur Rijksdienst.
Ook wel ‘een dochter van NORA’ (zie aldaar) genoemd.

NORA biedt alle overheidsorganen een handvat voor samenwerking in ketens en netwerken. Door de principes van NORA te hanteren, ontstaat samenhang in de inrichting van de (elektronische)  overheid. MARIJ moet dit laatste mogelijk maken binnen de Rijksdienst en kan als zodanig als addendum bij de NORA worden beschouwd.

Materiële staat

Fysieke en chemische gesteldheid van gegevensdragers en daarop vastgelegde gegevens en hun verpakking.

Meervoudig gebruik

Eenmaal gegevens aanleveren aan een overheid, die ze vervolgens meermalen gebruikt. Voorkomt te veel dubbel administratie en irritatie.

Megabyte

1024 kilobytes = 1048576 bytes.

Metadata (metagegevens)

Letterlijk: gegevens over gegevens. Gegevens die opgeven (a) wanneer, waar en hoe documenten zijn opgemaakt, verwerkt en beheerd, en (b) hun technische en logische structuur.

Microbloggen

Via korte online-berichten steeds vertellen waar je bent en wat je aan het doen bent (actief) en continu online volgen van thema’s, collega’s, interessante mensen (passief). “Alsof je niets beters te doen hebt!” (opmerking van een veertigplusser)

Microfiche

Stukje microfilm, over het algemeen zo groot als een forse ansichtkaart, met kleine afbeeldingen van ongeveer 300 A4-pagina's.

Middleware

Software met een functie tussen applicatie en platform: over het algemeen zorgt middleware ervoor dat verschillende programma's met elkaar kunnen 'praten'. Voorbeelden: java, asp, api.

Midoffice

Nieuw begrip dat sinds 2004 snel aan populariteit wint. Over het algemeen wordt onder midoffice verstaan: de schakel tussen gegevens waarvoor burgers bij een overheidsorganisatie aankloppen (frontoffice) en de informatie die wordt verzameld binnen afdelingen van de overheidsorganisatie (backoffice).

Midoffice Community

Samenwerkingsverband van aantal Nederlandse gemeenten met als doelen:
• Het opdrachtgeverschap voor midoffice-aanbestedingen te professionaliseren
• Het forum te zijn voor kennis, ‘best practices’ en inspraak op het gebied van midoffice.

Migratie

Formeel: Het overzetten van digitale documenten naar een ander digitaal informatiesysteem met behulp van speciale computerprogrammatuur onder behoud van authenticiteit. Migratie kan noodzakelijk zijn bij de veroudering van computerprogrammatuur en apparatuur, bij het uitwisselen van documenten tussen niet automatisch communicerende digitale systemen en bij het overzetten van bestanden op elektromagnetische gegevensdragers. Vaak zal daarbij herformatteren en conversie noodzakelijk zijn.
Hierbij is niet per se sprake van vervanging in de betekenis van de Archiefwet.
Vergelijk conversie (die plaats vindt binnen dezelfde toepassingsprogrammatuur).

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Coördineert de documentaire informatievoorziening bij de Rijksoverheid.

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen

Heeft wetgevende en toezichthoudende taak op het gebied van de documentaire informatievoorziening bij de Rijksoverheid. Het Nationaal Archief is een agentschap dat ressorteert onder dit ministerie.

MIT Office

Commerciële software voor het maken en beheren van tekstverwerkingssjablonen.

MoSCoW-regels

De functionele eisen die je stelt, bijvoorbeeld aan een recordmanagementsysteem, zijn niet allemaal even zwaar. Een goede manier om onderscheid te maken tussen de zwaarte van eisen is de ‘MoSCoW’-systematiek:
• M = Must have. Noodzakelijke functionaliteit.
• S = Should have. Zeer gewenste functionaliteit.
• C = Could have. Functionaliteit die mooi meegenomen is .
• W = Want to have but Won’t have this time round. Gewenste functionaliteit die ook in een later stadium kan worden ingevoerd.

Multichanneling

Communicatie via meerdere kanalen. Kanalen zijn bijvoorbeeld telefoon, e-mail, post, balie, fax, sms, website.

NA

Afkorting voor:
Nationaal Archief.
Na Afhandeling. Zie bewaartermijn.

Neerslag

Alle gegevens die voortvloeien uit een handeling of activiteit.
Zie Pivot.

NEN-ISO

Zie ISO.

Netwerk

Geheel van met elkaar verbonden punten. Vaak gebruikt voor elektronisch netwerk: netwerk voor data-overdracht tussen apparaten. Het computernetwerk is een onderdeel van een elektronisch netwerk. Bij een computernetwerk gaat het om een systeem voor communicatie tussen computers.

niet

behorend tot het archief, dat wil zeggen: niet van belang voor de bedrijfsvoering of de latere verantwoording.
Interessant artikel: Timo ten Cate, Recordness or non-recordness, that’s the question (2000).

Non-record

Document geïdentificeerd als

Noodvernietiging

Mogelijkheid om in noodgevallen, zoals inval door een buitenlandse vijand, af te wijken van voorgeschreven vernietigingsprocedures. Om te voorkomen dat staatsgeheimen in verkeerde handen vallen.

NORA

Nederlandse Overheid Referentie Architectuur). Model dat leidend is voor de ontwikkeling van de Nederlandse e-overheid en wordt ontwikkeld door het Programma Architectuur e-overheid van Kenniscentrum e-overheid.
Het architectuurdocument bevat ontwerpprincipes, modellen en afspraken voor het (her)inrichten van de (elektronische) overheid.

Link: http://www.e-overheid.nl/data/files/architectuur/NORAv2_0.pdf

NUP

Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en Elektronische Overheid.

OCR

Optical Character Recognition. Omzetten van een gescande tekst in een ASCII-tekst, een tekst dus die je kunt bewerken en doorzoeken.

ODP

Overheids Diensten Platform: verzameling standaards en voorzieningen die gemakkelijke, veilige en betrouwbare uitwisseling van overheidsinformatie mogelijk moeten maken.

Okselstuk

Ambtelijke term voor het concept-document waarmee de ambtenaar, om het ambtelijk proces te versnellen, zelf rondgaat om de benodigde parafen te verkrijgen. Daarmee passeert de ambtenaar in veel gevallen het formele registratie- en routeringscircuit.

Ontsluiting

Het in toegankelijke staat brengen door het vervaardigen van toegangen.

Open Source

Software waarvan de broncode openbaar is, zodat ontwikkelaars en programmeurs een bijdrage kunnen leveren aan de ontwikkeling. Open source software is gratis te downloaden van internet.

Open Standaard

Een standaard is open als deze is vastgesteld in overleg tussen verschillende commerciële en niet-commerciële organisatie met voldoende draagvlak in de samenleving. Bovendien moet het beheer van de standaard zijn belegd bij een non-profit organisatie die een vrij toetredingsbeleid kent en moeten de specificaties volledig zijn beschreven en voor iedereen vrij toegankelijk zijn. De kosten voor het gebruik van een open standaard zijn laag, voor het hergebruik zijn geen beperkende voorwaarden. Dankzij open standaards kunnen mensen bijvoorbeeld e-mail verzenden en ontvangen zonder dat het uitmaakt welke software zij gebruiken. 

Openbaarheid

Rechtstoestand waarbij iedereen (met in achtneming van bij of krachtens de wet vastgelegde beperkingen) bevoegd is archiefbescheiden te raadplegen of daaruit reproducties, afschriften, uittreksels en bewerkingen te (laten) maken.

Opnemen

Proces waarbij archiefdocumenten in het archiefsysteem terechtkomen. Vaak gebeurd dit middels registratie en/of opslaan.
Archiveren wordt in deze betekenis gebruikt. Net als capture.

Opschorting

Uitstel van overbrenging. Hiervoor is een machtiging tot opschorting van de overbrengingstermijn nodig. Daarvoor moet de zorgdrager kunnen aantonen dat de archiefbescheiden nog vaak gebruikt of geraadpleegd worden.
De machtiging wordt verleend door de minister van OC&W (welke deze bevoegdheid aan de Algemene Rijksarchivaris gemandateerd heeft) of door gedeputeerde staten. Het laatste wanneer het om te archiefbescheiden gaat die niet aangewezen zijn om in een rijksarchiefbewaarplaats te berusten. 

Opslaan

Ligt in het verlengde van opnemen. Bij opslaan wordt bepaald waar het document tijdens en na behandeling is. Een papieren document wordt in een kast archief opgeborgen, wordt of verspreid, of komt in een map (op de computer) terecht. Tot opslaan hoort ook de keuze van de gegevensdrager waarop de gegevens vastgelegd worden.

Opslagformaat

Manier waarop archiefbescheiden op een gegevensdrager zijn opgeslagen. Dat kan zijn: papier, video, cassette, microfilm. Voor digitale documenten gaat het om de code waarin ze zijn opgeslagen, te herkennen aan de extensie (zoals .pdf, .rtf, .doc).

Ordenen

Rangschikken van gegevens(dragers) naar hun archivistische kenmerken, zoals datum, geadresseerde of afzender, redactionele vorm of inhoud.

Ordeningsplan

Formeel: Plan voor ordening van een archief, waarin de archiefvormer ten minste het ordeningsstelsel van iedere archiefafdeling aangeeft. Voor de vorm van een ordeningsplan zijn geen voorschriften.
Andere veelgebruikte formele definitie: "Een plan voor de indeling van een archief en de rangschikking van zijn bestanddelen."

Ordeningsstelsel

Door de archiefvormer bepaald systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een archiefafdeling of archief. 

Ordeningsstructuur

Zie classificatieschema.

Ordentelijk

Onder een ordentelijke informatiehuishouding verstaan we een informatiehuishouding die voldoet aan de eisen die volgen uit de comptabiliteitswet 2001 en de Archiefwet 1995. Dat wil zeggen dat de informatiehuishouding ordelijk en controleerbaar is ingericht (Comptabiliteitswet 2001, artikel 22, 25 en 26). Dit moet gebeuren op een wijze die ook voldoet aan de eisen die gesteld worden vanuit het perspectief van de werkprocessen, het perspectief van de verantwoordingsfunctie, het perspectief van de recht- en bewijszoekenden en het perspectief van de zorg voor cultureel erfgoed.

Orkestratie

Orkestratie zorgt voor de coördinatie tussen de verschillende activiteiten die mensen, applicaties en organisaties binnen proces uitvoeren.
De orkestratiefunctie start het proces op basis van een trigger (event, gebeurtenis), verzorgt de communicatie tussen processen en activiteiten en verzoekt om menselijke interventie als dat nodig is.
Ook wel: procesorkestratie, orchestration. 

OSB

Overheids Service Bus, onderdeel van ODP (zie aldaar), landelijke standaard voor de logistiek van het uitwisselen van webservices.

OSOSS

Het ICTU-programma OSOSS ondersteunt overheden bij het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software (OSOSS). Dit moet bijdragen aan een efficiënte en marktgerichte overheid. Het programma stimuleert het gebruik van OS en OSS door o.a. uitwisselen van kennis en ervaring. Maakt vanaf 1-1-2006 deel uit van GBO.overheid.

Overbrenging

Procedure waarbij een zorgdrager van een overheidsorgaan de archiefbescheiden overdraagt aan een archiefbeheerder van een archiefbewaarplaats.

Overbrengingstermijn

Termijn waarbinnen archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen naar een archiefbewaarplaats moeten zijn overgedragen. Verlenging is mogelijk via een machtiging tot opschorting van de overbrengingstermijn.

Overdracht

Procedure waarbij de archiefbeheerder archiefbescheiden plaatst onder de verantwoordelijkheid van een andere archiefbeheerder. Bij overdracht wijzigt niet per se het eigendom.

Overheidsorgaan

Alle organen die krachtens publiekrecht zijn ingesteld en alle andere personen of colleges met openbaar gezag bekleed. 

Overheidstransactiepoort (OTP)

Een soort elektronisch postkantoor dat de elektronische communicatie tussen het bedrijfsleven en overheden ondersteunt en bevordert. De ICTAL ontwikkelt de OTP.

Overzichtsargument

Argument om een stuk te registreren zodat overzichten kunnen worden gemaakt.

OZO

Orde op zaken, zaken op orde.
Het OZO-project startte in 2002 en richtte zich op de positie van de documentaire informatievoorziening binnen de Nederlandse gemeenten als organisatie, met bijzondere aandacht voor ict. Het project werd in 2003 afgerond. Het netwerk dat in het project ontstaan is, is nu een onafhankelijk klankbord voor ontwikkelingen op het snijvlak tussen andere/elektronische overheid en DIV. Het is een denktank voor verdere ontwikkelingen en een zelfbewuste manifestatie van met moderne DIV-vak.

Pad

Verwijzing naar 1) een bepaald bestand binnen een directory- of mappenstructuur, of naar 2) een internetlocatie.
Zie ook: map. 

Paternosterkast

Archiefkast met laden die aan elkaar gekoppeld zijn. Het is mogelijk met een mechaniek de juiste lade voor te zetten.

PDF

Portable Document Format. Bestandsformaat waarin gemakkelijk documenten kunnen worden opgeslagen. Zowel documenten die digitaal zijn opgemaakt als gescande documenten.

Permanente Commissie documentaire informatieverzorging (PC DIN)

Overkoepelend coördinatieorgaan, interdepartementale commissie en adviesorgaan van de Minister van Binnenlandse Zaken voor de documentaire informatievoorziening bij de ministeries.

Personalisatie

De mogelijkheid om de gebruikersinterface af te stemmen op de persoonlijke behoeften van de gebruiker. 

Persoonlijke Internet Pagina (PIP)

Een internetpagina bij de overheid die burgers zelf kunnen inrichten (voorheen e-dossier). Bedoeling is een pagina met persoonlijke gegevens van en informatie over alle lopende contacten die de burger met de overheid heeft.

Petabyte

1024 terabytes = 1125899906842624 bytes.

PIVOT

Project invoering verkorting overbrengingstermijn. Project (vanaf 1991) met als doel de overheidsarchieven versneld over te brengen en achterstanden in de overbrenging weg te werken. De wijze van archiefselectie werd vernieuwd, met als uitgangspunt: je kunt alleen een verantwoorde keuze maken over bewaren of vernietigen als je weet in welke context archiefstukken tot stand zijn gekomen. De selectiedoelstelling is dat met de te bewaren archiefstukken het handelen van de overheid in relatie tot haar omgeving op hoofdlijnen te reconstrueren moet zijn.
De context beschrijf je in een institutioneel onderzoek, dat de grondslag vormt voor een BSD. 

Platform

Een basis waarop software ontwikkeld wordt. Voorbeelden: Linux, Windows, Java.

Postregistratiesysteem

Zie: Documentregistratiesysteem.
Post en documenten hoeven niet hetzelfde te zijn. Voor het registreren van post is vaak bepaald wat onder post verstaan wordt.

Preserveren

Verzamelterm voor opslag, bewaring, conservering, restauratie, conversie, en migratie.

Prestatie-indicator

Meetbare grootheid die een aanwijzing geeft voor de geleverde kwaliteit. 

Print

Papieren afdruk van uitvoer van een computer. Een print is zelf niet origineel. Er zijn twee mogelijkheden:
A) Een print wordt origineel doordat de print die status krijgt, bijvoorbeeld door middel van een handtekening of paraaf. Het digitale exemplaar is dan niet het origineel maar een concept of een minuut.
B) Een print kan ook een kopie zijn van het digitale exemplaar. Dit is bijvoorbeeld bij e-mail, bijlagen bij de e-mail, prints van databases het geval. Zeker wanneer een digitale handtekening aan het digitale exemplaar is toegevoegd, kunnen problemen ontstaan over de bewijskracht van de print. 

Procesbeschrijving/ werkprocesbeschrijving

Stroomschema waarin de werkzaamheden voor de uitvoering van een taak in volgorde van tijd vermeld zijn. Daarbij zijn ook degenen vermeld die de werkzaamheden moeten uitvoeren en wie verantwoordelijk zijn. Grote systemen om procesbeschrijvingen mee te doen zijn Protos en Mavim.

Proceslogica

De logica die een proces stuurt. De logica definieert bijvoorbeeld de volgorde van de stappen binnen de procesafhandeling. De proceslogica is over het algemeen gebaseerd op de bedrijfslogica, zoals de workflows zijn gebaseerd op de werkprocessen van de organisatie.

Procesorkestratie

Zie orkestratie.

Procesregistratie

Methode voor de registratie van stukken waarbij het uitgangspunt is dat stukken in hun onderling verband (zaaksgewijs) worden vastgelegd. De behandelprocedure staat vantevoren vast.

Projectgewijze registratie

Methode voor de registratie van stukken waarbij het uitgangspunt is dat stukken, op grond van vooraf omschreven projecten, in onderlinge samenhang worden vastgelegd. 

Public Key Infrastructure (PKI)

Het geheel van beleid, processen, protocollen, diensten en standaarden die betrekking hebben op de versleuteling van gegevens. Dit is van belang bij het veilig versturen van digitale gegevens en de verificatie van iemands identiteit (DigiD). 

Query

Vraag aan een database om een actie uit te voeren. Bijvoorbeeld een zoekvraag. 

Rapport Institutioneel Onderzoek

Zie RIO. 

Record Keeping System (RKS)

 
Het geheel van procedures, methodes, kennis, middelen en documenten waarmee een organisatie haar 'recordkeeping' functie, onder meer voor het beheer van digitale archiefbescheiden, vormgeeft. 
Volgens deze definitie, gebaseerd op die van Digitale duurzaamheid, is een RKS ruimer dan een RMA. Een visie die breed wordt gedeeld. Maar niet over de hele wereld, zie Mike Steemson, ISO15489: Set it to music. You're gonna need it!: "It appeared that in Australia, we mostly use “recordkeeping” to mean the whole process of looking after and manipulating records for an organisation’s business function, a process that involves, in part, “records management”. In North American, conversely, the terms are used in precisely the opposite way." 
(Bron december 2001:www.caldeson.com/hobart01.html) 
Zie ook: archiefsysteem.

Record 

Document geïdentificeerd als behorend tot het archief. 
Interessant artikel: Timo ten Cate, Recordness or non-recordness, that’s the question (2000) 

Recordmanagementapplicatie (Record Management Application, RMA) 

Software om digitale en papieren archiefstukken (records) te beheren en over langere tijd toegankelijk te houden. Goed ingerichte rma's voldoen aan de eisen van de Archiefwet. 

Records continuum

Aan het 'records continuum' ligt de volgende gedachte ten grondslag: Een papieren archiefstuk doorloopt een levenscyclu met de fasen dynamisch, semi-statisch en statisch. De vorm en inhoud van het archiefbeheer verschillen in deze fasen. 
Informatie in digitale vorm gaat, bij onvoldoende goed beheer, snel verloren. Daarom is het van belang het beheer van een digitaal archiefstuk vanaf het ontstaan ervan zo in te richten, dat aan alle voorwaarden voor langdurige en duurzame bewaring is voldaan. De verschillen tussen de fasen verdwijnen. Deze ononderbroken vorm van beheer heet het records continuum. 

Records management

Het beheer van archiefbescheiden, vooral voor de eigen organisatie. De term DIV (documentaire informatieverzorging) is ook gebruikelijk. NEN-ISO 15489-1 (nl) beschrijft RMA als ‘informatie- en archiefmanagement’.

Registratie 

Archiefbescheiden voorzien van een uniek registratiekenmerk en het vastleggen van de kenmerken van die archiefbescheiden in een registratiesysteem. 

Registratie-argument 

Argument om stukken te registreren. Over het algemeen worden de volgende argumenten onderscheiden: bewijsargument, beheersingargument, vindplaatsargument, overzichtsargument. 

Reprodukties

 
Identieke weergave van het origineel. De Archiefwet maakt onderscheid tussen een reproduktie als instrument voor archiefbeheer en als service aan het publiek. 

Retentionschedule 

Vernietigingsregime. Een term uit RMA-wereld. Een retentionschedule is een overzicht van welke stukken na welke termijn moeten worden vernietigd of overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Anders dan een BSD heeft een retentionschedule geen nadere omschrijving en eisen.

In een RMA heeft het de functie te 'waarschuwen' als een stuk in aanmerking voor vernietiging komt. 

RGBZ

Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken. Het model specificeert de gegevens en hun samenhang die gemeenten, daarmee samenwerkende organisaties en hun klanten minimaal nodig hebben om voldoende op de hoogte te zijn van lopende en afgeronde zaken. Op basis van het model kunnen betrokkenen bij, en geïnteresseerden in een zaak geïnformeerd worden.

Rijksarchief 

Vroegere naam van het Nationaal Archief. 

Rijksarchiefinspectie

Vroegere naam van de erfgoedinspectie.

RIO (Rapport Institutioneel Onderzoek)

 
Rapport waarin het institutioneel onderzoek wordt vastgelegd. Een RIO bestaat uit twee delen: 
- een historische schets van het beleidsterrein waarop het onderzoek zich richt (doelstellingen van de overheid op dit terrein, betrokken overheidsorganen, onderlinge relaties tussen die organen, ontwikkeling van de beleidsinstrumenten, beschrijving van het taakgebied) 
- overzicht van de handelingen waarvoor de overheidsorganen verantwoording dragen (met onder meer de looptijd, de grondslag, het product en de thematische of procedurele ordening van de handelingen). 
Zie ook: PIVOT. 

Routering 

Het bepalen van de route waarlangs (meestal) documenten (digitaal) moeten worden afgehandeld. 

RSGB

Referentiemodel Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens. Het referentiemodel ‘Stelsel van Gemeentelijke Basisgegevens’ (RSGB) biedt gemeenten en hun leveranciers houvast bij het invoeren en het gebruiken van een overheidsbreed stelsel van basisregistraties. Het referentiemodel draagt er aan bij dat gemeenten en daarmee samenwerkende organisaties
in staat zijn om de kern van hun gegevenshuishouding, de basisgegevens, in samenhang eenmalig te onderhouden en meervoudig te gebruiken bij de uitoefening van hun taken.

RSS

Really Simple Syndication of Rich Site Summary. Toepassing van de internettaal XML. RSS-bestanden worden gebruikt om webteksten, vaak nieuwsberichten, voor veel afnemers beschikbaar te maken. De ruwe, onopgemaakte versie, wordt geleverd. Voordelen zijn dat je als bezoeker niet steeds de site hoeft te bezoeken, maar de informatie toegezonden krijgt; en dat het middels XML voor ieder leesbaar is.

Rubriceren

 
Vaststellen dat een gegeven een staatsgeheim is en het bepalen van de mate van beveiliging die aan dat staatsgeheim dient te worden gegeven. 

Rubriek 

Onderwerp van bemoeienis van een organisatie, volgens welke archiefbescheiden kunnen worden gerangschikt. 
Formeel: een archiefbestanddeel met archiefdocumenten die over hetzelfde onderwerp gaan. 

Schonen

Verwijderen van voor vernietiging aangewezen archiefbescheiden.

SDI

Structuurplan Documentaire Informatievoorziening.
Bevat een ordeningsplan, standaard dossieromschrijvingen en toelichtingen. Ook is in een SDI de relatie gelegd met de handelingen (bij overheden). BSD en RIO zijn verwerkt in een SDI.
Elk Structuurplan (soms ook DSP, Documentair Structuurplan genoemd) bevat ook overzichten van organisatiespecifieke procedures.

Selectie

Geheel van activiteiten gericht op het scheiden van voor blijvende bewaring en op termijn voor vernietiging in aanmerkingkomende archiefbescheiden. Vergelijk bewaartermijn en selectielijst.

Selectiecriteria

Criteria op grond waarvan wordt besloten of archiefbescheiden voor bewaring in aanmerking komen of op termijn vernietigd moeten worden.

Selectielijst

Wettelijk voorgeschreven instrument voor het archiefbeheer van de overheid. Met een selectielijst (ook wel basisselectiedocument of bsd genoemd) bepaalt de overheid welke archiefbescheiden (neerslag van handelingen) wordt bewaard en welke wordt vernietigd.
De zorgdrager, meestal de minister, stelt het concept van de selectielijst op. Over dit concept voert hij overleg met een vertegenwoordiger van de Algemene Rijksarchivaris en externe deskundigen. Het resultaat is een ontwerp-selectielijst.
De ontwerp-selectielijst ligt ter inzage voor de burger. Uiteindelijk geeft de Raad van Cultuur, een onafhankelijk adviesorgaan, de Staatssecretaris van OCenW advies. Daarna stelt de staatssecretaris samen met de zorgdrager de lijst formeel vast.
Over het algemeen is een selectielijst gebaseerd op een institutioneel onderzoek.
In PIVOT-termen heet een selectielijst een Basis Selectiedocument (BSD).

Semi-statisch archief

Niet meer actueel archief met lage raadpleegfrequentie.

Service Level Agreemant (SLA)

Zie dienstverleningsovereenkomst (DVO).

Service Oriënted Architecture (SOA)

Ook wel dienstengerichte architectuur. Concept waarbij informatievoorziening gebaseerd is op eenheden die elkaar om diensten vragen en deze in de vorm van gegevens en bewerkte gegevens ook leveren en geleverd krijgen. De verschillende aanwezige applicaties, platforms, besturingssystemen waarmee diensten verleend worden verdwijnen daarmee naar de achtergrond, en de functionaliteiten ervan komen centraal te staan.

Shared Service Center (SSC)

Samenwerkingsverband, eventueel in één organisatie samengebracht, dat op basis van een overeenkomst gespecialiseerde diensten levert aan de afzonderlijke moederorganisaties.

Statisch archief

Voor de overheid: naar de (rijks)archiefdienst overgebracht afgesloten archief. In het bedrijfsleven is het statisch archief vaak gelijk aan het historisch archief. 

Structuur

Het (logisch) verband tussen documenten onderling, tussen documenten en hun context en tussen elementen binnen een document (documentstructuur).

Structuurplan

In het structuurplan zijn vastgelegd: de archieforganisatie, de indeling van het archief als ook de wijze waarop de bestanddelen binnen het archief gerangschikt moeten worden.

Substitutie

Zie vervanging.

Taak

Een samenhangend geheel van activiteiten om iets tot stand te brengen of te produceren

Taskforce digitale duurzaamheid

Onderdeel van de ICTU, de ICT Uitvoeringsorganisatie van de overheid. De taskforce werkt voor de rijksdienst als geheel en faciliteert de aanpak van documentaire informatievoorziening, archiefbeheer en kwaliteitszorg.
De taskforce is op internet te bereiken via: www.digitaleduurzaamheid.nl.
Andere 'overheidsbrede' taskforces zijn Overheidsloket 2000 (www.ol2000.nl), Rijksoverheidsintranet, Overheidpuntnl (www.overheid.nl) en Testbed digitale bewaring (www.digitaleduurzaamheid.nl). 

Technische architectuur

Zie ICT-architectuur.

Terabyte

1024 gigabytes = 1099511627776 bytes

Testbed digitale bewaring

Onderzoeksprogramma, sinds 1 juli 2003 ondergebracht bij het Nationaal
Archief (voorheen bij ICTU). Doet experimenten om inzicht te krijgen in
de praktische aspecten van het langdurig bewaren van digitale
documenten. Werkt voor de overheid in het algemeen.
Website:www.digitaleduurzaamheid.nl.

TMF

Terugmeldvoorziening Fouten: landelijke voorziening voor het melden van mogelijke fouten in een basisregistratie.

Toegang

Een toegang is een entiteit (database, lijst in Word) die aangeeft uit welke bestanddelen een archief bestaat en hoe die bestanddelen te vinden zijn. 
Voorbeeld: archiefinventaris, dossierlijst, plaatsingslijst, kaartenbak, zoekmachine, index.

Toegankelijke staat

Een archief is in toegankelijke staat als de archiefbescheiden en de gegevens in de archiefbescheiden binnen redelijke tijd kunnen worden gevonden. Dat betekent bijvoorbeeld dat er een inventaris van het archief moet zijn. Maar ook dat de sleutel van de archiefkluis niet kwijt is en er software voorhanden is om het (digitale) archief te bekijken.

Toezicht

Wettelijke bevoegdheid van een overheidsorgaan tot kennisneming en toetsing van en ingrijpen in de wijze waarop een archiefbeheerder het archiefbeheer uitvoert. 

TTP’s (Truster Third Party’s)

Organisaties die bepaalde waarborgen kunnen bieden voor elektronisch zakendoen.

Twitteren

Vorm van microbloggen met behulp van Twitter (zie: twitter.com), waarbij collega’s via korte berichten met elkaar communiceren. Volgens sommigen een welkom alternatief voor de overload aan e-mail.

Geen begrippen gevonden

V

Afkorting voor: vernietigen. Zie: bewaartermijn.

Vakminister

Minister van een vakdepartement, belast met vaktechnische en niet met politieke aangelegenheden. Binnen de DIV-wereld komt de term vakminister vooral bij de ondersteunende taken aan de orde. Op deze terreinen zijn alle ministers met de vaktechnische uitvoering bezig en ligt de politieke verantwoordelijkheid bij een enkele minister. Zo heeft de minister van BZK de politieke verantwoordelijkheid voor het beheer van het overheidspersoneel en voeren alle andere ministers, in dit geval dus aangeduid als vakministers, de vaktechnische kant uit.

Vangen

De beschikking krijgen over documenten voor archivistische bewerkingen.
Zie: capture.

Verifiëren

Het vaststellen van de echtheid of de juistheid.

Verklaring tot..

Zie voor de specifieke verklaringen ook de onderwerpen waarop ze betrekking hebben. De verklaringen tot vernietiging, vervanging of vervreemding worden door de zorgdrager opgesteld. De verklaring van overbrenging maken de zorgdrager en de beheerder van de archiefbewaarplaats samen op.

Vernietiging, feitelijke, fysieke vernietiging

Onherstelbaar wissen of stoffelijk tenietdoen. Het zodanig bewerken van de gegevensdrager dat daarvan of daaruit op geen enkele wijze de gegevens die zij bevatten kunnen worden gereconstrueerd. Bij vernietiging worden alle versies, dus ook back-ups vernietigd.
De machtiging tot vernietiging is ten eerste een onderdeel van de machtiging tot vervanging. Verder kan een vastgestelde selectielijst opgevat worden als machtiging tot vernietiging (voor archiefbescheiden die als te vernietigen zijn aangemerkt).
Van vernietiging wordt een verklaring opgesteld door de zorgdrager.

Vernietigingslijst

Op basis van art. 3 van het Archiefbesluit 1968 vastgestelde lijst waarin de archiefbescheiden van een overheidsorgaan zijn beschreven die voor vernietiging in aanmerking komen. Vernietigingslijsten blijven van kracht tot ze door selectielijsten zijn vervangen.

Verschijningsvorm

De wijze waarop een document zich aan de gebruiker presenteert. Hard- en software zijn bepalend voor hoe digitale documenten worden weergegeven.

Versie

Een exemplaar in een opeenvolging van documenten die dezelfde algemene vorm, hetzelfde onderwerp en doel hebben. In de regel geeft de opeenvolging de veranderingen in het document weer, zoals van het eerste concept tot de definitieve en/of vastgestelde versie.

Vervanging

Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, waarna de vervangen (oorspronkelijke) archiefbescheiden vernietigd worden. Het kan zowel gaan om vervanging van papier door een digitale gegevensdrager, zoals overzetting op microfilm, scannen. Andersom is eveneens mogelijk: vervangen van digitale origineel op papier. Ook overzetting van de ene digitale op de andere digitale gegevensdrager, en van papier op papier (zoals faxpapier op papier).
Bij vervanging moet de authenticiteit en betrouwbaarheid zoveel mogelijk gewaarborgd blijven. Tot de vervanging hoort een machtiging tot vernietiging.

Er is een onderscheid tussen vervanging van op termijn te vernietigen documenten en documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Wel moet in beide gevallen de zorgdrager een verklaring van vervanging opstellen.
Voor te bewaren documenten wordt de machtiging verleend door de minister van OC&W (welke deze bevoegdheid aan de Algemene Rijksarchivaris gemandateerd heeft) of door gedeputeerde staten. Het laatste wanneer het om te archiefbescheiden gaat die niet aangewezen zijn om in een rijksarchiefbewaarplaats te berusten. Voor te vernietigen archiefbescheiden is de zorgdrager degene die de machtiging verleent (aan zichzelf).

Vervreemding

Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een civielrechtelijke partij van archiefbescheiden.
Hiervoor is een machtiging tot vervreemding nodig. Deze wordt, onder strikte voorwaarden, verleend door de minister van OC&W (welke deze bevoegdheid aan de Algemene Rijksarchivaris gemandateerd heeft) of door gedeputeerde staten (wanneer het om te archiefbescheiden gaat die niet aangewezen zijn om in een rijksarchiefbewaarplaats te berusten). De zorgdrager stelt de verklaring van vervreemding op.

Verwijderen

Het uit het archiefsysteem plaatsen van archiefbescheiden. Dat kan door overbrenging, overdracht, vervreemding en vernietiging. Verwijderen is dus een bredere term dan vernietigen.

Viewer

Software-programma waarmee bestanden met diverse bestandsformaten uit diverse tijden, zoals ze in die tijd gegenereerd werden, kunnen worden getoond.

Vindplaatsargument

Argument om een stuk te registreren zodat de het kan worden teruggevonden.

Virtual Private Network (VPN)

Een netwerk dat op een veilige manier via internet bedrijfsonderdelen met elkaar verbindt. Dus zonder dat het internetverkeer ermee te maken heeft.

Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksoverheid

Schrijft voor hoe rijksoverheidsorganisaties hun ict-huishouding moeten inrichten om hun informatie te beschermen tegen teloorgang (door virussen, hard- en softwareproblemen, onbedoeld wissen).

Voortgangsbewaking

Het opleggen en bewaken van tijdslimieten voor de uitvoering van taken.

VVV

Afkorting voor: vatbaar voor vernietiging. Niet in gebruik bij de overheid vanwege de vrijblijvendheid van de uitdrukking. Zie: bewaartermijn.

Waardering

Vaststellen van de bewaartermijn van een document.
Formeel: activiteit binnen de selectie waarbij door bestudering van de context van archiefbescheiden wordt bepaald welke categorieën archiefbescheiden voor tijdelijke dan wel blijvende bewaring in aanmerking komen, al dan niet onder toekenning van bewaartermijnen.
Vergelijk bewaartermijn en selectielijst.

WABO

Wet algemene bepalingen omgevingsrecht. Wet die in 2010 van kracht wordt en 25 afzonderlijke vergunningen samenbrengt in één omgevingsvergunning die kan worden aangevraagd bij het Omgevingsloket. Het Omgevingsloket is een zogenaamde Landelijke Voorziening die voor alle burgers van Nederland beschikbaar komt.

Werkproces

De taak van een overheidsorganisatie, op zo’n manier beschreven dat die voor de organisatie zelf en de buitenstaander herkenbaar is.

Formeel: de uitvoering van de taak of handeling uit hoofde waarvan archiefbescheiden door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten.

WIPIWYS

What is Presented is What You See. Garantie dat wat de interface laat zien, overeenstemt met de inhoud van het bericht. Dat wat je zien moet (inhoud van het bericht) ook daadwerkelijk weergegeven wordt.
Dit begrip is o.a. van belang bij de elektronische handtekening.

Wissen

Zie vernietigen.

Workflow

Faciliteiten die nodig zijn om de afhandeling van werkprocessen waarbij verschillende medewerkers betrokken zijn, te automatiseren. De workflowfaciliteit in een applicatie beheert de werkvoorraden van de medewerkers.

World Wide Grid

Ook wel Data Grid genoemd. Beoogde opvolger van het World Wide Web. Verzamelnaam van verschillende projecten in de hele wereld om de overvloed aan gegevens op internet toegankelijk te houden. Kenmerken zijn: snellere verbindingen, een betere infrastructuur, gedeelde rekenkracht van computers en verspreide opslag van gegevens.
Voor Europa, zie: www.datagrid.nl. 

WYSIWYG

What You See is What You Get. Weergave van document waarbij gegarandeerd is dat wat een eindgebruiker op zijn beeldscherm ziet ook datgene is wat op papier wordt afgedrukt.
Dit begrip is o.a. van belang bij de elektronische handtekening.

WYSIWYS

What You See is What You Sign. Garantie dat de interface de gebruiker op zijn beeldscherm laat zien om te ondertekenen, ook daadwerkelijk is wat hij ondertekent. Dit begrip is o.a. van belang bij de elektronische handtekening.

XML

Extensible Markup Language. Een (mogelijke) digitale standaard voor communicatie vanuit en binnen de overheid. XML is een meta-taal die de content (structuur en elementen) van een gegevensverzameling beschrijft ongeacht de vormgeving waarin deze verzameling wordt gepresenteerd. Vorm en inhoud zijn gescheiden, de vormkenmerken worden opgenomen in stylesheets (CSS, XSL). De vorm kan worden aangepast aan het medium waarmee de inhoud wordt gepresenteerd. Dezelfde gegevens kunnen dan worden gebruikt voor een tekstdocument, een website, een WAP-telefoon. 

XSL

Extended Stylesheet Language. Formele taal voor de opmaak van xml-documenten. 

Yottabyte

1024 zettabytes = 1208925819614629174706176 bytes.

Zaak

De eenmalige, unieke uitvoering van een werkproces. Of: een hoeveelheid werk met een aanleiding, een gedefinieerd resultaat en een einde waarvan je de status, de kwaliteit en de doorlooptijd wilt meten.

Zaakgewijs werken

Manier van werken waarbij zaken worden afgehandeld, en niet documenten. Goed ingevoerd en toegepast zaakgewijs werken maakt terugkoppelen van statussen, bewaken van doorlooptijden en archiveren in context eenvoudig.

Zaaksysteem

Een zaaksysteem is veel meer dan een systeem een manier van kijken naar de organisatie, de informatiehuishouding en interne en externe informatie- en actievragen. Het zaaksysteem is breder dan het zakenmagazijn. Het beslaat alles wat een organisatie aan organisatorische, functionele en technische voorzieningen aan de front- en midoffice moet treffen om zaken goed te registreren, archiveren, volgen, afhandelen en beheren, om managementinformatie te genereren en om informatie over de voortgang van zaken te kunnen presenteren aan interne en externe klanten.

Zaaktype

Werkproces.

Zakenmagazijn

Een zakenmagazijn bevat of alleen gestructureerde gegevens (metagegevens over een zaak, met name de status daarvan) of daarnaast ook de ongestructureerde zaakinformatie (de zaakdossiers en de daarbij horende documenten). Het wordt door medewerkers direct (werkend op dat systeem) en vanuit andere systemen gevoed en geactualiseerd. Het is 7x24 uur beschikbaar voor gebruik voor elektronische dienstverlening.

ZBO

Zelfstandig bestuursorgaan. Een overheidsorganisatie die zelfstandig een bepaalde overheidstaak uitvoert. Is daarmee een zorgdrager.

Zettabyte

1024 exabytes = 1180591620717411303424 bytes.

Zorg

Zie archiefzorg.

Zorgdrager

Overheidsorgaan dat bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor de archieven: ministeries, provincies, gemeenten, maar ook Hoge Colleges van Staat (bijvoorbeeld de Tweede Kamer) en zelfstandige bestuursorganen (bijvoorbeeld Staatsbosbeheer). De zorgdrager moet er onder meer voor zorgen dat er voldoende mensen en middelen beschikbaar worden gesteld voor het feitelijk beheer van de archieven.