Digital

Digital

Trainingen en workshops

SharePoint als middel voor digitaal samenwerken en archiveren (tweedaagse workshop)

Wil je (als organisatie) je ongestructureerde informatie op orde hebben? Streef je naar volledige dossiers? Wil je de eindgebruikers in je organisatie een laagdrempelige oplossing bieden? Waarin een document opslaan meteen een document archiveren is? Die altijd state-of-the-art is? Wil je werken met middelen die alle aspecten van het nieuwe werken ondersteunen?
Het kan!

Microsoft SharePoint lost steeds meer zijn belofte als eigentijds middel voor samenwerken in. Niet alleen voor vrijelijk en onbekommerd samenwerken, ook voor samenwerken met alle aspecten van document- en recordmanagement (digitaal archiveren).

In deze workshop leer je de mogelijkheden kennen van het inzetten van SharePoint voor documentmanagement en recordmanagement.

  • Wat kan SharePoint wel en wat kan het niet?
  • Hoe realiseer ik documentmanagement in SharePoint?
  • Hoe recordmanagement? Met welke keuzes?
  • Zaakgericht werken, kan dat in SharePoint?
  • Welke werkvormen ondersteunt SharePoint?
  • Hoe verloopt een inrichtings- en invoeringstraject van SharePoint, met welke keuzes en uitdagingen krijg ik te maken?
  • Wat zijn de voordelen van SharePoint Online (cloud) en wat zijn de voordelen van SharePoint on premises?
  • Hoe ga ik om met migratie van informatie naar SharePoint?
  • Kan alles in standaard-SharePoint of kies ik voor maatwerk?
  • Hoe vertaal ik mijn ordeningsstuctuur en zaaktypencatalogus naar mijn samenwerkomgeving?
  • Hoe pas ik metadata toe? Doe ik nog iets met digitale dossiers of mappen?
  • Biedt SharePoint nog meer, buiten document- en recordmanagement?

De workshop is opgebouwd uit een aantal thematische blokken. Ieder thematisch blok is verrijkt met praktijkvoorbeelden, ieder thematisch blok vraagt ook wat denk- en/of doewerk van de cursist zelf: hoe kan ik dit toepassen in mijn eigen organisatie en situatie? De thematische blokken zijn:

  • De ontwikkelingen in digitaal werken
  • De opbouw van SharePoint
  • Documentmanagement
  • Recordmanagement
  • Zaakgericht werken
  • Governance
  • Taxonomie
  • Metadata, mappen, ordening
  • Invoering van SharePoint
  • Trainen en floorwalken
  • Technische aspecten
  • Google Docs

De cursus wordt steeds ondersteund door praktijkervaringen en praktijkvoorbeelden uit SharePoint-projecten van ProRail, Rijkswaterstaat, Provinsje Fryslân en Eneco.

Ook is een Office 365-omgeving beschikbaar waarin je zelf ervaring met SharePoint Online en andere eigentijdse apps van Microsoft kunt opdoen.

Data en locatie

Deze tweedaagse workshop wordt gegeven op de donderdagen 8 en 15 juni 2017 in Utrecht, op loopafstand van het Centraal Station.

Deelnemersbijdrage

De bijdrage voor deze cursus is € 895,- incl BTW (twee dagen).

Programma

De workshop kent de volgende programma-onderdelen:

  1. ontwikkeling digitaal werken
    hoe hebben de ontwikkelingen in digitaal werken (logisch) geleid tot de inzet van samenwerkingsplatformen als SharePoint, ook voor document- en recordmanagement
  2. sharepoint in de architectuur
    welke plaats geef je SharePoint in de informatie-architectuur van je organisatie om optimaal profijt ervan te hebben?
  3. opbouwen van de SharePoint-omgeving
    hoe kom je tot een SharePoint-omgeving die zowel de organisatiedoelen dient (standaardisatie, informatie in goede, geordende en toegankelijke staat, volledige dossiervorming) als plezierig is voor de eindgebruikers?
  4. documentmanagement
    hoe richt je documentmanagement in SharePoint in? welke mogelijkheden zijn er, welke verstandige keuzes kun je maken?
  5. recordmanagement
    hoe richt je digitaal archiveren in SharePoint in? welke mogelijkheden zijn er, welke verstandige keuzes kun je maken? waar komen de bewaartermijen? hoe werkt het vernietig- en bewaarregime?
  6. zaakgericht werken
    hoe ga je te werk als je zaakgericht werken wilt ondersteunen met SharePoint? en wat doe je als je al een zaaksysteem hebt?
  7. governance
    het succes van iedere invoering van digitaal werken is afhankelijk van de bereidheid van medewerkers om mee te doen, de slimme inrichting van SharePoint en de afspraken die je binnen de organisatie maakt over invoering en gebruik: de governance
  8. taxonomie
    gebruik van taxonomie biedt de mogelijkheid om informatie zeer langdurig gestructureerd te kunnen terugvinden (ook als oorspronkelijk SharePointsites niet meer bestaan) en zijn bovendien de basis voor kennisdeling door de hele organisatie heen: een belangrijke functionaliteit in SharePoint
  9. metadata en mappen, weergaves en filteringen
    in SharePoint zijn alle denkbare manier van ordenen mogelijk: van diepe mappenstructuren tot louter metadata, maar wat is nou handig en toekomstvast, en hoe kom ik tot een ‘toekomstvaste’ manier van ordenen in SharePoint?
  10. invoering van SharePoint in de organisatie
    op welke manier kan in SharePoint invoeren in de organisatie? welke keuzes heb ik onderweg? verschilt het van de wijze van invoeren van andere documentmanagementsystemen?
  11. SharePoint bij Eneco, Rijkswaterstaat, ProRail en andere organisaties
    praktijkvoorbeelden van verschillende manieren van invoeren en toepassen van SharePoint bij grote organisaties
  12. Migratie en andere technieken
    organisatie die digitaal werken willen ondersteunen met SharePoint, willen vaak ook al hun documenten uit andere systemen en van netwerkschijven migreren naar SharePoint. Is dat handig? waar loop je tegenaan? wat zijn de praktijkvoorbeelden?
  13. Trainen en floorwalken en werkplekbegeleiding
    SharePoint is typisch ‘een eindgebruikerssysteem’, en eindgebruikers zijn vaak mensen met een eigen wil. Hoe ga je ze, bijvoorbeeld door trainingen en door de inzet van floorwalkers, toch verleiden mee te doen?

Trainers

De workshop wordt gegeven en begeleid door:
Ronald Groeneweg en Daniëlle den Biggelaar

Ronald is projectleider en adviseur op het gebied van digitaal werken en archiveren en werkte mee aan de invoering van SharePoint (Online) bij onder meer Eneco, Rijkswaterstaat, ProRail, Gemeente Den Haag en Provincie Fryslan.

Daniëlle is opleidingscoördinator en trainer digitaal werken/SharePoint. Ze was de centrale persoon in de gebruikers- en keyuser-opleidingen bij organisaties als Havenbedrijf Rotterdam, Eneco en ProRail.

Voor wie?

De workshop is bestemd voor informatieprofessionals die zich willen gaan richten op het invoeren van een samenwerkingsomgeving waarin alle aspecten van document- en recordmanagement zijn opgenomen. Of die meer dan geïnteresseerd zijn in de mogelijkheden van SharePoint in de Nederlandse context, de praktijk bij een aantal grotere organisaties en bijzondere aspecten zoals taxonomie, governance en het einde van de mappenstructuur.

Inschrijven