Digital

Digital

Office 365: documentmanagement, samenwerken en digitaal archiveren.

Documentmanagement en digitaal archiveren zijn al zo lang onderdeel van het dagelijks kantoorwerk… dat je je best mag afvragen waarom er speciale systemen voor bestaan. Kan het niet een beetje soepel worden opgelost in je normale digitale werkomgeving?
Dat kan!

Office 365 van Microsoft - marktleider in de digitale kantoorarbeid - heeft alle elementen van samenwerken, informatie ordenen, documenten terugvindbaar opslaan, dossiers vormen én bewaren en vernietigen in zich.

Office 365 op een slimme manier inzetten voor zaken als document- en archiefbeheer vraagt wel wat van:

  • Je doorzettingsvermogen
  • De inrichting
  • Het gebruik
  • De governance en werkafspraken
  • De wil van de organisatie om te veranderen naar 2020….

In deze workshop leer je de mogelijkheden kennen van het inzetten van Office 365, en met name Teams en SharePoint, voor digitaal samenwerken, documentmanagement en recordmanagement.

  • Wat kan Office 365 wel en wat kan het niet?
  • Hoe realiseer ik documentmanagement in Office 365?
  • Wanneer gebruik ik SharePoint en wanneer Teams?
  • Hoe recordmanagement? Met welke keuzes?
  • Zaakgericht werken, kan dat in Office 365?
  • Welke werkvormen ondersteunt Office 365?
  • Hoe verloopt een inrichtings- en invoeringstraject van Office 365, met welke keuzes en uitdagingen krijg ik te maken?
  • Hoe vertaal ik mijn ordeningsstuctuur en zaaktypencatalogus naar mijn samenwerkomgeving?
  • Hoe pas ik metadata toe? Doe ik nog iets met digitale dossiers of mappen?

De workshop is opgebouwd uit een aantal thematische blokken. Ieder thematisch blok is verrijkt met praktijkvoorbeelden, ieder thematisch blok vraagt ook wat denk- en/of doewerk van de cursist zelf: hoe kan ik dit toepassen in mijn eigen organisatie en situatie? De thematische blokken zijn:

  • De ontwikkelingen in digitaal werken
  • De opbouw van Office 365
  • Teams en SharePoint
  • Documentmanagement
  • Recordmanagement
  • Zaakgericht werken
  • Governance
  • Metadata, mappen, ordening
  • Invoering van Teams en SharePoint
  • Trainen en floorwalken
  • Technische aspecten

De cursus wordt steeds ondersteund door praktijkervaringen en praktijkvoorbeelden uit SharePoint-projecten van Gemeente Den Haag, Provincie Utrecht, Westfries Archief, ProRail, Rijkswaterstaat, Provinsje Fryslân en Eneco.

Ook is een Office 365-omgeving beschikbaar waarin je zelf ervaring met Teams en SharePoint Online en andere eigentijdse apps van Microsoft kunt opdoen.

De eerste dag besteden we een aantal uren aan daadwerkelijk aan de knoppen van Teams en SharePoint zitten… om die te ervaren.
De tweede dag gaat diep en tegelijk praktisch in op alle aspecten van inrichting, invoering, governance, kwaliteit en recordmanagement.

Data en locatie

De workshop vindt op de vrijdagen 5 en 12 juni 2020 plaats op een eigentijdse trainingslocatie in de buurt van het centraal station van Utrecht.

Kosten en inschrijving

De kosten voor deze cursus zijn € 895,- incl BTW (twee dagen). Vanaf vier deelnemers is een in company workshop voordeliger.

Trainer

De workshop wordt gegeven en begeleid door:
Ronald Groeneweg

Ronald is projectleider, informatie-analist en adviseur op het gebied van digitaal werken en archiveren en werkte mee aan de invoering van Office 365 en SharePoint (Online) bij onder meer Eneco, Rijkswaterstaat, ProRail, Westfries Archief, Gemeente Den Haag, Provincie Utrecht en Provincie Fryslân.

Matthijs is een doorgewinterde adviseur, trainer en inrichter voor SharePoint. Hij werkte enkele jaren voor een bedrijf dat volledig in SharePoint-oplossingen is gespecialiseerd.

Programma

De workshop kent de volgende programma-onderdelen:

  1. Ontwikkelingen digitaal werken
    hoe hebben de ontwikkelingen in digitaal werken (logisch) geleid tot de inzet van samenwerkingsplatformen als Office 365, ook voor document- en recordmanagement
  2. Teams en SharePoint
    wat kunnen deze apps, welke plaats geef je ze in de informatie-architectuur van je organisatie om optimaal profijt ervan te hebben?
  3. opbouwen van de Teams- en SharePoint-omgeving
    hoe kom je tot een omgeving die zowel de organisatiedoelen dient (standaardisatie, informatie in goede, geordende en toegankelijke staat, volledige dossiervorming) als plezierig is voor de eindgebruikers?
  4. documentmanagement
    hoe richt je documentmanagement in Office 365 in? welke mogelijkheden zijn er, welke verstandige keuzes kun je maken?
  5. recordmanagement
    hoe richt je digitaal archiveren in Office 365 in? welke mogelijkheden zijn er, welke verstandige keuzes kun je maken? waar komen de bewaartermijen? hoe werkt het vernietig- en bewaarregime?
  6. zaakgericht werken
    hoe ga je te werk als je zaakgericht werken wilt ondersteunen met Office 365, met name SharePoint? en wat doe je als je al een zaaksysteem hebt?
  7. governance
    het succes van iedere invoering van digitaal werken is afhankelijk van de bereidheid van medewerkers om mee te doen, de slimme inrichting van Office 365 en de afspraken die je binnen de organisatie maakt over invoering en gebruik: de governance
  8. taxonomie
    gebruik van taxonomie en trefwoorden biedt de mogelijkheid om informatie zeer langdurig gestructureerd te kunnen terugvinden (ook als oorspronkelijk omgevingen niet meer bestaan) en zijn bovendien de basis voor kennisdeling door de hele organisatie heen: een belangrijke functionaliteit in Office 365
  9. metadata en mappen, weergaves en filteringen
    in Office 365, met name in SharePoint, zijn alle denkbare manier van ordenen mogelijk: van diepe mappenstructuren tot louter metadata, maar wat is nou handig en toekomstvast, en hoe kom ik tot een ‘toekomstvaste’ manier van ordenen?
  10. invoering van Office 365, met name SharePoint en Teams, in de organisatie
    op welke manier kan ik Office 365 invoeren in de organisatie? welke keuzes heb ik onderweg? verschilt het van de wijze van invoeren van andere documentmanagementsystemen?
  11. Office 365 bij Den Haag en andere organisaties
    praktijkvoorbeelden van verschillende manieren van invoeren en toepassen van SharePoint bij grote organisaties
  12. Trainen en floorwalken en werkplekbegeleiding
    Office 365 is typisch ‘een eindgebruikersomgeving’, en eindgebruikers zijn vaak mensen met een eigen wil. Hoe ga je ze, bijvoorbeeld door trainingen en door de inzet van floorwalkers, toch verleiden mee te doen?

Inschrijven