Digital

Digital

Onze kennis

Terug naar Artikelen

Recordness or non recordness, that's the question

Een tot nu toe veronachtzaamd aspect van de problematiek rondom ‘digitale duurzaamheid’ is het ontbreken van duidelijke operationele instrumenten en criteria voor het kunnen identificeren en daarmee kunnen vastleggen en dus archiveren van digitale documenten. Dit probleem doet zich vooral heel sterk gelden in het interne (behandel)circuit, het grote grijze schemergebied tussen de momenten van ontvangst en verzending van een document. Maar ook in alle stadia die voorafgaan aan de oplevering van een ambtelijk eindproduct in de vorm van een rapport, nota, bestek enz. Tegelijkertijd vertroebelt het ook de discussie omtrent de vraag of bijvoorbeeld emailberichten en databases ‘archivabel’ zijn.

De afgelopen jaren is dit, ook in het pre-digitale tijdperk reeds bestaande, probleem steeds acuter en nijpender geworden. Dit als gevolg van de intrede van allerlei nieuwe (digitale) vormen van informatie uitwisseling, –gebruik en –opslag, waar het traditionele, op papier gebaseerde beheersinstrumentarium slecht bij aansluit. Informatie is daardoor steeds vluchtiger geworden. De oorzaak van dit gelukkig in toenemende mate onderkende probleem ligt in de beperkte toepasbaarheid van het begrip ‘archiefbescheiden’, ofwel in het ontbreken van richtlijnen en procedures om ‘records’ (archiefstukken) te scheiden van ‘nonrecords’ (niet-archiefstukken of documenten).

Timo ten Cate, 1999