Digital

Digital

Nieuws

“We hadden twintig jaar eerder de cloud in moeten gaan!”

Veel Nederlandse gemeenten hebben problemen met het archiveren van digitale informatie die ze op verouderde of snel verouderende media hebben opgeslagen. Dat schrijft digitaal bestuur. Het gaat met name om bestanden op grote en kleine floppy’s, taperecorders en cd-roms.

Informatie die volgens de gemeentelijke selectielijst eeuwig moet worden bewaard, moet na een jaar of twintig worden verhuisd naar een archiefbewaarplaats. Als het gaat om papieren archieven, komen deze terecht in prachtige ruimtes die altijd op de juiste temperatuur en vochtigheidsgraad worden gehouden. Gaat het om digitale informatie, dan is een e-depot de aangewezen plaats.
De digitalisering van de informatievoorziening die de laatste twintig, vijfentwintig jaar heeft toegeslagen, heeft geleid tot allerlei modellen en praktijken voor digitale duurzaamheid. In de jaren negentig en jaren nul werd veel informatie evenwel opgeslagen in minder duurzame bestandsformaten op minder duurzame opslagmedia. CD-roms van Kruidvat bijvoorbeeld, een beroemd voorbeeld. Dezulke informatie wordt onleesbaar voor je er erg in hebt.

“Hadden we onze bestanden twintig jaar geleden maar in de cloud gezet!” verzucht een gemeenteman.

Er speelt nog iets: bitrot. In papieren archieven kun je last hebben van papiervisjes en gemene schimmels, in digitale archieven van “het verschijnsel waarbij de elektrische lading van een bit langzaam uitdooft waardoor programma’s mogelijk niet werken”. Vooral gegevens vastgelegd op tapes zijn hier gevoelig voor.

En soms beschikken gemeenten niet meer over de soft- of hardware om een deel van de informatie te bekijken. Over de toestand daarvan kunnen ze niks zeggen. Hun wacht een tocht naar een soft- en hardwaremuseum, waar vooruitziende ondernemers oude software en oude apparaten werkend houden.

Tegenwoordig staat bij alle gemeenten digitale duurzaamheid op de agenda. Maar de gewone medewerkers, de eindgebruikers waarvan je in de digitale wereld afhankelijk bent, zijn zich zelden
bewust van het belang van goede archivering. Die willen gewoon lekker werken en hun informatie op een makkelijke manier opslaan. Zonder gezeur.

Bron: Digitaal bestuur mei 2016