Digital

Digital

Nieuws

Zaakgericht werken: goed is goed genoeg!

Je hebt snelle en langzame digitaliseerders onder de overheden. Een van de snelste is de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (NZKG). De organisatie is nu al klaar voor aansluiting op het Digitale Stelsel Omgevingswet. NZKG kreeg onlangs dan ook de Eenvoudig Beter Trofee uitgereikt door de minister. De trofee is een beloning voor “het digitaliseren en verbinden van de werkprocessen”.

NZKG startte de digitaliseringsslag een paar jaar geleden, toen zij verantwoordelijk werd voor de uitvoeringstaken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving van gemeenten Zaandam, Haarlemmermeer, Amsterdam en de Provincie Noord-Holland.

Een woordvoerder tegen Binnenlands bestuur: “Wij kozen er toen voor om een nieuw zaaksysteem te ontwerpen waarin alle afdelingen en collega’s in één dossier kunnen werken.” Een simpel idee dat voortvarend werd uitgevoerd.

Een team van medewerkers, procesadviseurs en ontwikkelaars kwam een paar keer bij elkaar om van gedachten te wisselen. Een samenwerking die vlot verliep.
De ontwikkelaars gingen aan de slag met de aanwijzingen van de medewerkers en de medewerkers konden zonder veel technische kennis alles begrijpen. Tegelijkertijd had iedereen volop aandacht voor de klanten van NZKG. De digitale terugkoppeling van bedrijven als Belastingdienst en bol.com dienden als lichtend voorbeeld.

In oktober 2014 verleende NZKG de eerste vergunning digitaal. Intussen werken alle medewerkers en zelfs een aantal ketenpartners met het zaaksysteem. Momenteel is alles gericht op voortdurende verbetering van de kwaliteit van zaakgericht werken.

Het uitgangspunt van NZKG bij de ontwikkelen van het zaaksysteem en zaakgericht werken was en is: “Goed is goed genoeg”. Als je een perfect systeem wilt hebben voor je ermee gaat werken, ben je jaren aan het droogzwemmen, is de overtuiging van NZKG. Daar schiet niemand wat mee op. “Daarbij is zo’n systeem nooit helemaal af, er zijn altijd wel verbeterpunten.’

NZKG heeft er bewust en strategisch voor gekozen om volledig digitaal te werken. Dat leverde wel de nodige uitdagingen op. Niet alleen om gebruikers mee te krijgen, ook juridische: “je moet met zekerheid kunnen aantonen of iemand een bericht wel of niet heeft ontvangen.”

Ook in het werken met één gegevensmagazijn voor meerdere toepassingen is NZKG voorloper. Nogmaals de woorvoerder: “Er is veel vraag naar onze ervaring daarmee, zo werken we met één kaart waar je niet alleen bodeminformatie kan waarnemen, maar bijvoorbeeld ook aanwezigheid van gevaarlijke stoffen kan vinden.”

Hoewel de ketensamenwerking dus ook al deels digitaal verloopt, houdt NZKG aan één belangrijk uitgangspunt van zaakgericht werken: er is één medewerker verantwoordelijk voor één dossier. Handhaven van dat belangrijke uitgangspunt zorgt er bijvoorbeeld voor dat aanvragen snel en transparant worden afgehandeld.

Bron: Binnenlands bestuur mei 2016