Digital

Digital

Nieuws

Verbod op e-mailen tijdens vergadering

Stephan Renken, directeur van Robert Half Nederland, pleit voor een verbod op de belangrijkste activiteit van deelnemers aan vergaderingen, namelijk de mail afhandelen. Zijn bedrijf deed een onderzoek naar e-mailgedrag in het kader van e-mailloze vrijdag, een geruisloos voorbijgegaan evenement op 27 november 2015.

Veel mensen in de wereld beschouwen e-mail als een potentieel probleem, vooral vanwege de omvang ervan. 182 miljard stuks per dag. “Nou ja, maakt mij het uit, zo lang ik ze niet allemaal hoef te lezen”, denkt de zorgeloze mens die dit bericht typt. Niettemin zeggen velen: “Te veel e-mail maakt van een handig hulpmiddel een instrument dat mensen van hun eigenlijke werk houdt en tot stress leidt.”

Het onderzoek van Robert Half had dit jaar een thema: “e-mail en de vergadercultuur”. Veel mensen vergaderen niet om te vergaderen, maar om hun e-mail te lezen en te beantwoorden. Ze vinden dit een nuttige combinatie van activiteiten.
Uit het onderzoek (uitgevoerd onder HR-managers) blijkt dat maar een kwart van de managers op kantoor mailen tijdens vergaderingen afwijst. De rest vindt het (onder voorwaarden) toegestaan.

Schandalig! briest directeur Renken van het onderzoeksbureau: “Door te mailen tijdens een vergadering geef je niet alleen het signaal dat je niet geïnteresseerd bent in wat er wordt verteld, maar je loopt ook het risico om een stuk van de inhoud te verliezen. Actief deelnemen aan vergaderingen toont je betrokkenheid en verhoogt bovendien de productiviteit en eenheid binnen een team en bedrijf als geheel.”

Hij geeft een aantal tips om e-mailen tijdens besprekingen terug te dringen. Zoals “zet je out of office aan”, “zeg tegen je collega’s dat je aan het vergaderen bent” of “zet het geluid van je telefoon uit”.
Met als klap op de vuurpijl: “Wanneer een mail of een telefoontje niet kan wachten, excuseer je dan en stap even naar buiten.”

Als u vindt dat u het allemaal zelf had kunnen bedenken, heeft u gelijk.

Bron: Automatiseringgids november 2015