Digital

Digital

Nieuws

“Organiseren is onteigenen”

Robbert Meijers is strategisch adviseur bedrijfsvoering bij de stad Utrecht. De gemeentelijke organisatie van Utrecht kreeg de afgelopen jaren te maken met enorme veranderingen die allemaal op een of andere manier te maken hadden met de meest zichtbare vernieuwing: het nieuwe stadhuis bij het centraal station.

Alle Utrechtse diensten bij elkaar in één gebouw. Dat leidde automatisch tot de wens om de informatievoorziening ook te standaardiseren. Allemaal werken onder architectuur, allemaal gebruik maken van samenwerkingsomgeving en zaaksysteem, zoveel mogelijk organisatiebrede afspraken en standaarden.

Robbert maakte het allemaal mee, en maakt het nog steeds mee.
Een paar citaten:

“Ik denk dat we hebben gekozen voor een slimme manier van organiseren door alle kennis te bundelen in ons Kwaliteits- en KennisCentrum documentaire informatievoorziening(KKCD). De mensen die daar zitten kunnen mij, maar ook mijn collega’s in het primaire proces, als adviseurs helpen bij alle vragen rond informatievoorziening. Ze kunnen mij adviseren hoe ik wij onze gemeentelijk informatie op een dusdanig goed niveau krijgen, zodat we voldoen aan de criteria voor substitutie. Want daar streven we als organisatie naar: volledig digitaal werken en digitaal archiveren.”

“We benaderen het zowel top down en bottom up. Top down betekent in dit geval: we hebben ervoor gezorgd dat onze beleidsstukken, onze archiefverordening en ons kwaliteitssysteem op orde zijn en hiermee voldoen aan de eisen van de tijd. Een van de belangrijkste uitgangspunten die we hebben vastgelegd en die we voortdurend blijven benadrukken: de organisatie zelf is verantwoordelijk. Het KKCD ondersteunt en adviseert, en ik ook, maar de organisatie moet het zelf doen. De organisatie is eigenaar. Als je dat niet vastlegt, lukt het nooit.”

“Bottom up betekent in dit geval: we stomen de organisatie klaar voor volledig digitaal werken. We sporen ze aan: jullie moeten het doen, informatievoorziening gaat jullie erbij helpen. Niet alleen met advies en ondersteuning, ook met het zaaksysteem en de samenwerkingsomgeving in Alfresco die we aanbieden.”

“We richten ons sterk op standaardisatie. Dat zie je bijvoorbeeld terug in het sociaal domein. We willen de volledige uitkeringsketen standaardiseren. Dat doen we als onderdeel van een landelijke operatie, samen met andere overheden. Het is een intensieve operatie, want alle gemeenten doen het anders, allemaal op hun eigen manier, en het is een speelveld vol macht en belangen.”

Het is een uitdaging om de eigenaren van gegevens in de gemeente zover te krijgen dat ze die gegevens beschikbaar stellen, open zetten. Het is een mentale knop die om moet.”

“Wat de samenwerkingsomgeving betreft, we hebben vastgesteld dat het een kwestie van lange adem is. Iedere medewerker moet leren dat hij tijdens zijn werk, tijdens de afhandeling van zijn processen, zijn dossier vormt. Het kan jaren duren maar op een zeker moment zal dat voor iedereen de gewoonste zaak van de wereld zijn.”

Het volledig interview verschijnt later dit jaar in boekvorm.

Bron: Digital mei 2015