Digital

Digital

Nieuws

Van procesautomatisering naar zaakgericht werken naar werkvormen - een geschiedenis

door Ronald Groeneweg

Op een dag was ik aanwezig bij een workshop in een provinciehuis. De workshop ging over bestuurlijke besluitvorming, een dankbaar onderwerp. Aan de processen en procedures rond bestuurlijke besluitvorming zie je dat Nederland zorgvuldig wordt bestuurd. Democratie kost nu eenmaal geld. Als we niet in een democratie leefden, waren we waarschijnlijk meer geld kwijt - aan het leger.

De workshop werd geleid door een procesdeskundige. Ik was aanwezig als adviseur digitaal werken, samenwerkingsomgeving, digitale archivering, noem maar op. Het was even na het middaguur, het moment van de dag waarop je een uiltje wilt knappen. De workshopleider constateerde mijn lichtelijke inzinking en hielp mij: “Nu gaat Ronald een uurtje vertellen over de geschiedenis van digitaal werken.”

Het hielp. Ik was vol energie. Er was een viltstift en er was een muur waarop je mocht schrijven.
En ik vertelde de geschiedenis van digitaal werken.

Ik begon in de jaren tachtig, met zijn postkamer, typekamers en papieren archieven. Hoe alles overzichtelijk was. Soms liep een medewerker met een enveloppe onder zijn arm het gebouw binnen: een okselstuk. Veel meer ontsnapte niet aan de aandacht van de mensen die wilden vastleggen welke informatie bestond in de organisatie.
Het prachtige beroep van collactionist bestond nog: een medewerker die de taal- en spellingfouten uit de nota’s en brieven haalde.
Natuurlijk had je al mensen die voor zichzelf informatie verzamelden. Eén voordeel: de werkarchieven waren gewoon zichtbaar in de kasten.

In 2007 trof ik nog een ambtenaar op een ministerie aan die op zijn werkkamer 160 strekkende meters aan papieren had staan. Hij maakte overigens een gelukkige indruk.

Jaren tachtig dus. Als een stuk ergens snel moest zijn, stuurde je de interne bode, faxte je aan je collega, of gebruikte je de buizenpost.

Een paar jaar later was alles anders. De desktopcomputer deed zijn intrede in de organisatie. Mensen gingen zelf typen. Beroepen verdwenen (niet van de ene op de andere dag natuurlijk). Wat de mensen zelf typten, gingen ze ook zelf opslaan: op netwerkschijven. In veel mapjes.
Even later kwam ook internet. Met als meest revolutonaire verschijnsel: e-mail. Eerst alleen intern, daarna e-mail met de hele wereld. Documenten vlogen in en uit, kwamen in mapjes in het mailprogramma.

Postkamer en archief digitaliseerden hun postboeken tot postregistratiesystemen. Nog overal zichtbaar, tot op de huidige dag, in allerlei kantoororganisaties die er digitaal mee denken te kunnen werken.

Tegelijkertijd kwam de procesautomatisering in het kantoor op, eigenlijk op basis van voorbeelden uit het bedrijfsleven: zoveel mogelijk automatiseren, de menselijke handelingen terugdringen, hoe efficiënter hoe beter. Opkomst van vergunning- en subsidiesystemen, noem maar op.
De processystemen waren gebaseerd op de aansporing: kijk naar de verschillen! en automatiseer op basis van de verschillen!

Een onverstandig besluit, want voor ieder proces kwam er een aparte applicatie. Gelukkig weten we dat de ontwikkeling van digitaal werken gebaat is bij onverstandige besluiten - de invoering ervan overigens niet.
Na tien, vijftien jaar ontwikkelen kwamen de meeste organisaties erachter dat het eeuwig zou duren: tien procent van hun processen was nu digitaal ondersteund (met relatief weinig aandacht voor archivering), de andere negentig nog niet.

De jaren nul kenden de kanteling naar zaakgericht werken. Niet langer waren de verschillen tussen processen, maar de overeenkomsten tussen processen onderwerp van digitalisering. Overeenkomsten vooral in afhandeling en dossiervorming. Afhandeling op basis van statussen, met veel verantwoordelijkheid voor de medewerker die proces afhandelt en dossier vormt.
Zaakgericht werken leek het medicijn voor alles. Ook ik verkondigde dat.

Jaren tien: we beginnen te beseffen dat er meer is dan zaakgericht werken alleen. Vroeger noemden we het ‘zaaktypes met een luchtje’: projecten uitvoeren, kennis delen, losjes samenwerken, vergaderen… Nu noemen we het werkvormen. Er zijn er enkele te onderscheiden in kantooromgevingen, en die moet je ondersteunen. Met behoud van het goede van zaakgericht werken: de procesmatige ordening van je werkprocessen (om zoiets als archivering te regelen).

Samenwerkingsomgevingen noemen we ze. Ze winnen terrein. Je kunt ze prima inzetten voor samenwerken aan documenten. Maar ook voor archiveren. Als je maar niet teveel ineens wilt.
En een ander voordeel: je kunt er met alle apparaten altijd in werken. Als je maar rechten hebt.

“Misschien kun je het een keer voor ons opschrijven,” zei de workshopleider.
“Dat zal ik zeker doen!” zei ik. Niet meteen natuurlijk, er is nog zoveel meer te doen. Maar een nieuw hoofdstuk voor het nieuwe boek van Digital is in de maak.