Digital

Digital

Nieuws

Digitale archivering eventjes in het nieuws

Een bonnetje dat het bewijs was voor een betaling aan een crimineel raakte zoek. Het kostte een minister en een staatssecretaris de kop. En het is voor NRC reden om eens flink wat deskundigen aan het woord te laten om te verklaren dat het helemaal mis is met de digitale archivering bij de Rijksoverheid.

Eric Hennekam bijvoorbeeld, docent aan de Vrije Universiteit: “Met de digitalisering is een wildgroei ontstaan aan manieren om te archiveren. Elk ministerie werkt met dertig à veertig verschillende programma’s. Die zijn onderling niet compatibel.”

Nationaal archivaris Marens Engelhard: “Bij overheidsinstanties zijn voor het gebruik van digitale systemen geen duidelijke protocollen. Ook niet bij de ministeries.”

De Erfgoedinspectie publiceerde in 2013 voor het laatst een kritisch rapport over het archiveren van informatie bij het Rijk. Dat rapport deed nauwelijks stof opwaaien, omdat alle rapporten van de Erfgoedinspectie dezelfde toon hebben.

NRC schrijft verder dat bij overheidsinstellingen ‘zogeheten DIV’ers (documentaire informatie voorzieningsmedewerkers) verantwoordelijk zijn voor de digitale archivering’. Een twijfelachtige constatering, omdat veel overheden al jaren onderkennen dat volledigheid van archivering afhankelijk is van eindgebruikers. Van alle ambtenaren dus. DIV’ers hebben veel meer een toetsende rol.

Archiefspecialist Hennekam raakt vervolgens het spoor bijster door vast te stellen dat de DIV’ers “allerlei problemen” veroorzaken onder meer omdat ze “bijzonder laaggeschoold” zijn. Daarnaast beweert hij, volgens NRC althans, dat “DIV’ers worden aangestuurd door archiefinspecteurs, maar op hen is de afgelopen jaren bezuinigd”.
Die organisatievorm, inspecteurs die DIV’ers aansturen, hebben wij de afgelopen vijfentwintig jaar nergens gezien, maar misschien hebben we niet goed opgelet.

Afijn.

Gelukkig geeft NRC Charles Jeurgens, hoogleraar archiefwetenschap aan de Universiteit van Leiden, nog de ruimte iets verstandigs te zeggen: digitaal archiveren is vooral een zaak van organiseren. De oplossing van het probleem is te vinden in “archiveren aan de voorkant”, aldus Jeurgens. Als informatie bij aanmaak of ontvangst direct onder archiefbeheer komt, kan die nooit zomaar kwijtraken.

Dat realiseren is steeds de uitdaging.

Bron: NRC 14 maart 2015