Digital

Digital

Nieuws

In voorbereiding: Workshop e-depot, TMLO, metadata... of: wat doe ik met mijn 'zoveel jaar digitale documenten'?

Eind februari ontmoetten Ben de Jong en Ronald Groeneweg elkaar in het nieuwe stadhuis van Utrecht en ze smeedden een plan voor een nieuwe workshop. Aanleiding was de veelbelovende term ‘e-depot’: het digitale huis waarin al uw archiefmaterialen voor eeuwig veilig zijn. Bijzonder veilig.
“Eigenlijk,” vertelde Ben, die in de gemeente Utrecht al een heel eind op streek is met de realisatie van duurzame digitale initiatieven. “Eigenlijk gaat het om het volgende. De afgelopen twintig jaar hebben we op allerlei manieren enorm veel informatie digitaal opgeslagen. Op netwerkschijven, in digitale dossiertjes die half en half aansloten op het papieren archief, in matig gebruikte DMS’en en RMA’en, in ieder zijn mailbox, en vrijwel altijd met een zeer gebrekkige toekenning van metadata. We willen liefst in één klap van die digitale puinbak af. Er nog iets van maken in ons e-depot. Daarvoor hebben we TMLO bedacht, in Nederland. Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden.
Daarin zijn vier verplichte metadata opgenomen en daarnaast zeventien metadata die verplicht zijn indien van toepassing. Die verplichte metadata zijn: documentnummer (ID), naam van het document, vorm (eigenlijk een wat ongebruikelijke benaming voor documenttype) en context. Context dat wil zeggen procesgegevens.
Als je die vier metadata aan je dossiers en documenten weet toe te kennen, kun je ze op een verantwoorde manier in het e-depot opnemen.
Gelukkig hoef je niet al de miljoenen documenten die je hebt per stuk van metadata te voorzien. Je kunt grote slagen slaan. Voor al die documenten uit het verleden kun je namelijk gewoon metadata per archief of per serie toekennen. Begrippen die de archivaris zullen inspireren. Een beroep trouwens dat enorm in aanzien stijgt, de laatste jaren, archivaris…
En je kunt ook allerlei handige technieken toepassen voor schoning van je documentenverzameling, voor migratie…”

Ben zweeg,
Ronald: “Ik zie een prachtige workshop.”
“Ik ook,” zei Ben.

Interesse in deze workshop?
Of ideeën voor onderwerpen die in deze workshop thuishoren?

Laat het ons weten via info@digital.nl

Bron: digital.nl maart 2015