Digital

Digital

Nieuws

Wanneer wordt archivering overheid eens digitaal?

Ook eind 2014 is onderzoek gedaan naar de stand van zaken rond de digitale dossier- en archiefvorming van decentrale overheden (met name provincies, gemeenten en waterschappen). De digitale archivering is toe aan ‘aanzienlijke verbetering’, stelt ICTU vast. Er is in Nederland geen decentrale overheid te vinden die volledig digitaal werkt EN archiveert.
ICTU deed zijn onderzoek op verzoek van het Programma Archief 2020, waarin de branche-organisaties van alle overheden samenwerken.

De conclusies zijn herkenbaar voor wie dagelijks met het onderwerp digitale archivering aan de gang is:

  • Alle overheden werken digitaal maar nergens is het papier volledig verdwenen uit de werkprocessen.
  • In veel werkprocessen wordt ‘hybride’ gearchiveerd: er is zowel een digitaal als een papieren dossier en beide dossiers zijn niet compleet.
  • Gewone ambtenaren zijn nog steeds niet gewoon alle documenten (inclusief e-mail) in de systemen die daarvoor bedoeld zijn te stoppen. Dat heeft zowel te maken met gebrek aan bewustzijn als met de gebruikersonvriendelijkheid van de meeste documentmanagementsystemen. Vooral bij samenwerkingsverbanden zoals de Regionale Uitvoeringsdiensten is de situatie slecht. Veelal ontbreekt zelfs de basis, namelijk een serie afspraken over archiefvorming.
  • Geen enkele organisatie doet structureel aan actieve openbaarmaking van informatie.

Tenslotte viel het ICTU op dat decentrale overheden niet gemakkelijk informatie over de staat van hun archivering delen. Een woordvoerder: “Men is erg voorzichtig met het delen van inspectieverslagen. Op waarstaatjegemeente.nl publiceerden slechts 14 gemeenten informatie over archieftoezicht. Raadstukken over de stand van zaken van archivering konden wij slechts in 10 procent van de gevallen vinden op de gemeentelijke websites. Transparantie op dit gebied verdient aandacht.”

Bron: BB december 2014