Digital

Digital

Nieuws

De techniek wordt leidend – en dat is maar goed ook

Lange tijd beschouwde iedere organisatie zichzelf als uniek. En dus moest er ook voor het opslaan van de eigen documenten een unieke oplossing bestaan. Steeds verder raakte iedereen van huis.
Het zijn nog steeds de mensen (de eindgebruikers) die het moeten doen: documenten opslaan. Geef ze daarvoor standaardsoftware. Dan zullen ze het begrijpen.

De succesfactor

Tot voor kort was het vloeken in de kerk. Zeggen dat de techniek leidend is, en dat de organisatie de processen en werkwijzen maar moet aanpassen. Toch is dat de trend, ook in documentmanagement.
Het is een goede ontwikkeling. De platformen voor samenwerking bieden vandaag de dag standaard zoveel mogelijkheden dat invoering ervan in een organisatie inperking van de functionaliteit vraagt. Anders raakt de gewone kantoorarbeider vanaf dag één de weg kwijt.
De succesfactor is niet een systeem dat aan ieders wensen voldoet. De succesfactor is bewustwording. Een medewerker van een organisatie kan honderd manieren verzinnen om buiten het platform om te werken. Je kunt niet al die manieren onmogelijk maken, dan ben je aan het dweilen met de kraan open.
De medewerker moet het platform bewust gebruiken waar het voor bedoeld is.
De medewerker en de organisatie moeten snappen dat het moet gebeuren in de standaardomgeving. Zoals typen in Word gebeurt in een standaardomgeving.
Medewerker en organisatie moeten dan ook bewust hun processen en hun werkwijzen aanpassen. De succesfactor is immers bewustwording.

De eisen en de wensen

Probleem is: overal waar je komt, beaamt men dat het zoveel mogelijk standaard moet. Omdat dat goedkoper is, beter te onderhouden. En het werkt altijd, ook vier versies verder.
Zeker. Maar ben je eenmaal aan de gang met het invoeren van documentmanagement (een typisch eindgebruikersding) dan vliegen de eisen en wensen je alweer om de oren. De eindgebruikers. Die vragen omdat vragen niets kost. En de organisatie gaat mee. Nergens voor nodig.

Een voorbeeld: Microsoft zelf heeft bij de overgang van SharePoint 2010 naar SharePoint 2013 zoveel functionele verbeteringen gerealiseerd.. die had je met een maatwerkteam van 100 man in 100 jaar niet kunnen realiseren. Allemaal ‘betere functies voor alle mensen’. Niet ‘betere functies voor medewerker A van afdeling B van organisatie C’.

De techniek gaat ook boven het beleid

Een voorbeeld, iets anders wat bijna hetzelfde is.
In Binnenlands bestuur: een artikel over onderzoekers van het Rathenau Instituut. Dat zijn echt niet de minsten. Ze geven de overheid het advies niet te handhaven en te blokkeren, maar het beleid aan te passen. Het is geen politiek advies, het is een wetenschappelijk advies.
Ze hebben onderzoek gedaan naar moderne digitale platformen als de woningverhuursite Airbnb en de particuliere taxidienst Uber. Die platformen zijn zo krachtig en passen zo goed bij wat mensen verwachten, dat ze al het beleid omver blazen. Elke beleidsidee wegvagen. Ze zijn feitelijk alleen met verbodsmaatregelen te bestrijden.

En waarom zou je verbieden, vragen de onderzoekers zich af: verbieden is nou juist iets wat de wereld niet vooruithelpt.

Het Rathenau Instituut verwacht steeds meer platformen die “vrijwel alle sectoren van de economie en maatschappij” door elkaar schudden en duidelijk maken dat je het niet meer redt met lokale, regionale of landelijke wetgeving.
Sterker nog, vergeet die wetten en doe als overheid vrolijk mee aan het ontwikkelen van producten en diensten. Samen met bedrijven en individuen, waar ook ter wereld.
Het enige waar je als overheid op moet letten is dat er geen gesloten platformen ontstaan die klanten ‘gijzelen’.
Mooi is dat: de overheid moet de openheid stimuleren. Meer niet.

Een mooi citaat: “Het ergste is als de overheid te vroeg reageert. Het beste is om het even aan te zien en alleen te reguleren bij heftige emoties. De overheid heeft de tijd, als de inspecties het maar opmerken.”

Krachtige en pure vorm

Precies zoals platformen de creatieve kracht van de wereld laten zien en dus sterker zijn dan ieder beleid, precies zo is Microsoft (om maar weer een voorbeeld te noemen) tientallen malen groter en sterker dan welke klant dan ook.
Waarom zou dan een enkele klant van Microsoft een verbetering aan het grote platform van Microsoft – SharePoint – kunnen bedenken?
Een verbetering waaraan geen van de medewerkers van Microsoft heeft gedacht?
Al dan niet daarop geattendeerd door een van de miljoenen gebruikers?
Waarom het platform niet in zijn krachtige en pure vorm inzetten?

Een signaal naar de eindgebruiker

Dat is ook een belangrijk signaal naar de eindgebruiker.

Die beschikt al heel lang over allerlei standaardsoftware om zijn documenten te schrijven, zijn boekhouding bij te houden, zijn presentaties fleurig te maken. Hij zeurt allang niet meer dat hij zelf moet typen, zelf moet rekenen, zelf dia’s in elkaar moet zetten.
Geef die eindgebruiker ook een standaardoplossing om zijn documenten op te slaan. Een stuk mooier dan zijn netwerkschijf. Met een prima zoekmachine. (En regel de rest aan de achterkant.) Knappe eindgebruiker die dan niet snapt dat de tijd is aangebroken dat hij zelf zijn documenten netjes opslaat.
Zoals hij zelf foutloos typt.

Bron: Digital november 2014