Digital

Digital

Nieuws

Een schitterende roadmap

Kort voor de zomer verscheen het boek Een roadmap voor digitaal informatiebeheer. Een helder en eenvoudig boek voor mensen en organisaties die op een praktische manier digitaal en toch zorgvuldig aan het werk willen gaan.

We bespreken niet vaak de boeken van bedrijven die op hetzelfde terrein werkzaam zijn als wij. Maar voor dit boek maken we een uitzondering, want de schrijver is Ad van Heijst, oprichter van VHIC, een kundige, slimme en aardige man met een vaardige pen.

Een jaar of twee geleden maakte ik samen met Ad van Heijst een kleine literaire toer door Zeeland. We bezochten enkele plaatsen uit het leven van de dichter en dagboekschrijver Hans Warren. En natuurlijk de plaatselijke boekwinkel in Goes.
We praatten die dag niet veel over het vak, meer over mensen die we allebei kenden. Wel vertelde Ad mij trots dat hij in Vlaanderen bij enkele klanten digitaal werken had ingevoerd met als enig digitaal platform de netwerkschijven. Dat vond ik wel wat.

In eerdere jaren had ik al af en toe contact met Ad. Onderwerp van onze contacten waren ‘het vakgebied’ en dan vooral ‘hoe de dingen op een heldere, simpele en juiste manier te verwoorden’. Ik heb dat laatste altijd proberen te doen in mijn boeken (onder meer De zaak X, De zaak Y), Ad doet hetzelfde in zijn boek. Dat samengevat ‘een heerlijk basisboek’ over het vak.

Basisgedachte achter het boek is: digitaal informatiebeheer is een kwestie van organiseren. En organiseren kun je volgens Ad net zo goed op een netwerkschijf als in een ingewikkeld digitaal systeem. Het is bovendien veel goedkoper.

Met dit (voor velen prikkelende) uitgangspunt neemt Ad de lezer mee op een toernee langs digitaal samenwerken, zaakgericht werken, ordeningsstructuren (fijn dat iemand dat woord gewoon durft te gebruiken!) en informatiesystemen. Om te eindigen met een paar praktische hoofdstukken met een beslismodel om te komen tot het juiste digitale platform, aanbevelingen voor de inrichting van het platform en handreikingen voor het beheersen van de omvang.

Enkele hoogtepunten. In de eerste hoofdstukken geeft Ad verschillende aanbevelingen voor het vormen van digitale dossier. “De belangrijkste aanbeveling die hierbij gegeven kan worden is: maak archiveren moeiteloos eenvoudig, zodat mensen binnen een oogwenk snappen hoe het systeem werkt.” Dat sluit schitterend aan bij de titel van een presentatie die ik weleens gebruik: “Digitaal werken? Uw aap moet het kunnen begrijpen!”
Aardig is dat ‘moeiteloos eenvoudig’ werken volgens Ad het beste gaat met netwerkschijven. Mits je een procesgerichte ordening inricht en de nodige afspraken maakt over wie waar mappen aanmaakt en hoe mappen mogen heten. En iemand verantwoordelijk maakt voor het toezien op die afspraken. De informatiebeheerder.

In een later hoofdstuk blijkt dat Ad bij zijn klassieke standpunt is gebleven, namelijk dat zaakgericht werken niets nieuws onder de zon is. Zaak en dossier beschouwt hij als synoniemen en dat is wel zo verstandig, anders is de eindgebruiker zo de weg kwijt.

Meer dan veel van zijn collega’s ziet Ad een duidelijke rol voor informatiebeheerders. In de meeste organisaties worden dat de medewerkers die meepraten over de inrichting en ‘een toetsende rol’ vervullen. Dat kan beter: “Informatiebeheerders zijn de ambassadeurs van het dossierbeheer. Het is dan ook belangrijk dat zij een positieve waardering van hun rol en de bijhorende bevoegdheden krijgen.”

Het hoofdstuk met de prachtige titel Digitale ordeningsstructuren stelt onomwonden: “De basis voor een efficiënt recordmanagement ligt in het samenbrengen van documenten in dossiers.” Verfrissend om te lezen in een tijd waarin iedereen denkt het met ‘alle documenten in een grote bak’ en ‘zoeken op metadata’ te kunnen doen.

In een later hoofdstuk komt het terug: voor digitaal samenwerken heb je geen dure systemen nodig, je moet allereerst bereid zijn om je gedachten te ordenen en vervolgens je documenten: “Voor het vervullen van de behoeften van het (digitaal) dossierbeheer om digitaal te kunnen samenwerken zijn geen gespecialiseerde applicaties voor dossier- of documentbeheer nodig: een mappenstructuur volstaat als basis.”

Ik ben het er helemaal mee eens. En ik maak slechts drie bescheiden kanttekeningen.. of misschien zijn het aanvullingen.
Zelf ben ik al jaren gewend aan digitale samenwerkingsomgevingen (vooral SharePoint) met allerlei extra handigheidjes die je mist op een netwerkschijf. SharePoint op zich hoeft overigens geen bezwaar te zijn: het is in te richten naar de visie van Ad én het is tegenwoordig niet duur meer, zeker niet in de cloud.
De manier van werken die het boek schetst is uitermate geschikt voor verandermoeie organisaties (waar het invoeren van digitaal werken al zeven keer is gestrand op wat dan ook) en voor organisaties zonder geld. Wie geen geld heeft, kan immers best zijn gedachten en documenten ordenen.
Grip krijgen op de netwerkschijf van de organisatie en die op een doelmatige en ook duurzame manier inrichten, is niet zo gemakkelijk: ook daat ligt de nadruk op verandering van gedrag. En begrip bij de eindgebruiker dat in de beperking de meester schuilt.

Tot slot. De boodschap van Ad is een goede, heldere en nuttige boodschap. Wie in de digitale documentenwereld de weg kwijt is, doet er goed aan dit boek te lezen. Het zet de zaken in helder perspectief. En laat alle luchtfietserij achterwege.

Een roadmap voor digitaal informatiebeheer is te bestellen bij VHIC.

(Ronald Groeneweg)

Bron: Digital.nl september 2014