Digital

Digital

Nieuws

Duaal stelsel staat het vrije stromen van informatie in de weg

Het duale systeem – waarbij de verantwoordelijkheden van gemeentebestuur en gemeenteraad door allerlei organisatorische schotten zijn gescheiden - heeft in veel gemeenten geleid tot een tweedeling in de informatievoorziening. Een ervaringsdeskundige: “Het is toch van de gekke als dossiers niet in een doorlopende lijn van bedenkers naar besluitvorming kunnen?”

Nico Broekema, griffier van de gemeente Westland, presenteerde onlangs het probleem op een bijeenkomst van de Vereniging van Griffiers en de Vereniging van informatiemanagers in grote gemeenten. Sinds de start van het duale systeem (2002) bestaat een scheiding tussen de bestuurlijke organisatie en de griffie. Die scheiding is vaak een op een vertaald naar de IT-omgeving, waardoor efficiënt werken een illusie geworden is.
Tijd voor bezinning, vindt Broekema. De bestuurlijke scheiding zou prima kunnen bestaan zonder een informatiescheiding.

Het grootste slachtoffer van de rigide vertaling van dualisme naar IT is de griffie: dat komt vooral door het feit dat de IT-manager meestal onder de gemeentesecretaris valt: “Bij het ontwikkelen van systemen kijken informatiemanagers vaak niet verder dan de eigen organisatie. Ze denken dan niet na over wat er nadien nog met die informatie moet gebeuren bij griffie en raad. Hier in Westland is er bijvoorbeeld een compleet nieuwe website gebouwd, maar moesten wij nadien handmatig nog informatie van het ene system naar het andere overzetten.”

De gemeente Westland is intussen stappen aan het zetten om de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie te vergemakkelijken. Broekema vindt het tijd dat alle gemeenten dit doen: “Als griffier hoef ik echt niet de dossiers in te zien, maar ik moet wel snel kunnen zien wat er aankomt en welke omvang die dossiers hebben. En de raad is toch gewoon het hoofd van de gemeente? Die moet op IT-gebied geen belemmeringen kennen?!”

Ronald Groeneweg, managing partner van Digital, herinnert zich het volgende:
“Ik kwam eens bij een gemeente waar dezelfde medewerker al jaren lang het secretariaat voerde voor het college en de raad. Toen het duale stelsel werd ingevoerd, bleef deze medewerker voor beiden werken. Alleen kreeg hij twee computers waarop hij onder verschillende namen moest inloggen.”

Bron: Binnenlands bestuur januari 2014