Digital

Digital

Nieuws

Klassieke fouten, hoge kosten, maar een werkend systeem

De Hogeschool en Universiteit van Amsterdam hebben samen een nieuw StudentenInformatiesysteem (SIS) ingevoerd. Een moeizaam en duur traject (35 miljoen euro), maar ‘geen weggegooid geld’. Dat concludeert de commissie die in opdracht van het college van bestuur van de UvA en de HvA de implementatie van SIS heeft onderzocht. Inderdaad, zegt de commissie, het invoeren van het systeem was een ‘kostbaar, langdurig en vaak frustrerend proces, maar heeft uiteindelijk wel geresulteerd in een werkbaar systeem.’

Belangrijkste oorzaak van de hoge kosten was de poging om samen met vier andere universiteiten het studenteninformatiesysteem in te voeren. Dat leidde tot maatwerk, want de universiteiten bleken niet bereid hun processen en werkwijzes te harmoniseren. En maatwerk betekent altijd onnoemelijk hoge kosten en een onbeheersbaar ontwerp- en invoeringsproces.
Ook had het project last van de gescheiden werelden waarin de (vaak externe) ICT’ers en de onderwijsmedewerkers leefden: “Deze werelden verstonden elkaar niet of nauwelijks, en de gekozen projectaanpak heeft sterk tekortgeschoten in het samenbrengen van deze werelden.”

De commissie stelt verder vast dat HvA en UvA slecht in staat waren hun rol van opdrachtgever te spelen. Ook was er binnen het project geen klankbordgroep om de voortgang van het proces kritisch te evalueren. Intern was er voortdurende onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden van centrale stuurgroep, lokale stuurgroepen, faculteiten, domeinen en het college van bestuur.

Verder verliep de uiteindelijke live-gang van het systeem ongecontroleerd en dat leidde tot enorme spanningen, werkdruk en frustraties op de werkvloer.

Louise Gunning, voorzitter van het college van bestuur van de UvA, in een reactie op het rapport van de commissie: “Met dit rapport weten we nu wáár het niet goed gegaan is. Dat kan ons in de toekomst helpen. Bijvoorbeeld de les dat maatwerk goed klonk, maar uiteindelijk leidde tot extra investeringen.”

Bron: Computable januari 2014