Digital

Digital

Nieuws

Digitaal archiveren blijft moeilijke zaak voor rijksoverheid

De Haagse ministeries maken veel stappen voorwaarts als het gaat om digitaal werken, maar een duurzame inrichting van digitaal archiefbeheer is nog een toekomstdroom. Dat stelt de Erfgoedinspectie vast.

Het Rijk heeft het nodige met zichzelf afgesproken binnen nu en 2015: alle digitale informatie moet duurzaam beheerd en toegankelijk gemaakt worden, samenwerken over organisatiegrenzen heen moet lukken en gegevens zullen uitwisselbaar zijn.
De Erfgoedinspactie denkt niet dat de rijksoverheid deze afspraken met zichzelf gaat nakomen. Dat schrijft zij in het rapport ‘Duurzaam duurt het langst’: “Samengevat: de kerndepartementen zullen op het moment van volledig digitaal werken noch aan de archiefwettelijke eisen voor een duurzaam toegankelijk beheer van de digitale archieven kunnen voldoen, noch aan een aantal belangrijke digitaliseringsdoelstellingen.”

Alle departementen werken momenteel met documentmanagementsystemen waarin documenten digitaal kunnen worden gedeeld en gearchiveerd. Dat wil niet zeggen dat ze voldoen aan alle eisen uit de Archiefwet 1995, schrijft de inspectie.
Vooral de combinatie van duurzaam beheer en dagelijks gebruik van documenten in hetzelfde systeem maakt het voor gebruikers niet makkelijker. De systemen worden er niet gebruiksvriendelijker van. Daardoor maken gebruikers fouten en krijgen ze de neiging buiten het systeem om te werken.

De Erfgoedinspectie prijst de samenwerking tussen de CIO’s (chief information officers, de hoogste verantwoordelijken binnen de informatiehuishouding) van de departementen, maar constateert met spijt dat de departementen veel hechten aan hun ‘eigen’ plannen en oplossingen. Zelfs op het gebied van waardering en selectie van documenten varen ze een eigen koers.

Ook de uitwisselbaarheid van digitale documenten tussen de ministeries is niet optimaal. Ze hebben de afgelopen jaren allemaal eigen documentmanagementsystemen ingevoerd (van verschillende leveranciers en met verschillende implementaties en inrichtingen). Daardoor is de uniformiteit ver te zoeken. Overdraagbaarheid tussen de departementen is moeizaam. Dat zal in de (nabije) toekomst ook gelden voor de overbrenging naar het Nationaal Archief, waarschuwt de inspectie.

Bron: Digitaal bestuur januari 2014