Digital

Digital

Nieuws

Relevante documenten bestaan niet

De provincie Groningen is bezig met de invoering van een zaaksysteem. Dat is hard nodig, blijkt in de de praktijk, want de provincie kan niet alle documenten boven water toveren die in een zaak met Greenpeace nodig lijken te zijn.

Greepeace wil via de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) alle informatie over de bouw van een kolencentrale in de Eemshaven boven water krijgen. De provincie levert de beschikbare informatie keurig op, maar uit de aangeleverde stukken blijken verwijzingen naar documenten die niet beschikbaar worden gesteld te zitten. Daarop stapt Greenpeace naar de rechter.

De niet-beschikbare documenten zijn, zegt de provincie, concepten van stukken die via e-mail zijn uitgewisseld en behoren niet tot de kerndocumenten in de zaak. Ze zijn bovendien niet meer te achterhalen: “De ontvangen of verstuurde e-mailberichten zijn door de betreffende medewerkers van de provincie geprint en gearchiveerd, waarna de digitale versie van het e-mailbericht niet bewaard is gebleven. Daarbij is echter de vaak omvangrijke bijlage bij het e-mailbericht niet geprint en derhalve verloren gegaan met de verwijdering van de digitale versie van het e-mailbericht.”
Ook in backups zijn de gezochte e-mails niet meer te vinden, want de provincie bewaart backups van e-mail niet langer dan een jaar.

De provincie benadrukt dat het ‘niet om kerndocumenten’ gaat. Greenpeace mist dus geen belangrijke informatie.
WOB-expert Rogel Vleugels (volgens nu.nl) vindt dat de provincie een denkfout maakt: “Kerndocumenten bestaan niet. Er bestaan alleen maar documenten en de provincie kan niet een indeling gaan maken tussen belangrijke en niet-belangrijke documenten. Ook mogen documenten ook niet zomaar worden vernietigd als ze onderdeel van een procedure zijn.”

Dezelfde mening is de advocaat van Greenpeace toegedaan: “Alle milieuinformatie is relevant en kan tot publiek debat of andere inzichten leiden.”

De zaak is in elk geval een aansporing voor de provincie-ambtenaren om al hun relevante mail voortaan in een zaakdossier op te slaan. Maar ja, wie bepaalt wat relevante mail is?

Bron: Nu.nl 1 juni 2013