Digital

Digital

Nieuws

Digitaal archiveren blijft lastig

De Erfgoedinspectie eindigt het oude jaar goed met een rapport over de ‘duurzame toegankelijkheid’ van digitale gegevens van de overheid.
De conclusies van het rapport zijn minder goed. De overheid digitaliseert al jaren in een hoog tempo, maar weinig van de digitale informatie komt netjes onder archiefbeheer.
Overheidsorganisaties blijken daar erg praktisch mee om te gaan: ze zorgen ervoor dat de digitale informatie zolang beschikbaar blijft als die voor hen zelf nodig is, maar denken niet aan de langere termijn.
Ook hebben ze een vrij beperkte opvatting over wat het begrip ‘archiefbescheiden’ betekent. Vaak beschouwen ze als archiefbescheiden slechts de documenten die zijn opgenomen in hun documentmanagementsysteem. Allerlei andere gegevens, zoals informatie in bedrijfsapplicaties, e-mails en bestanden op netwerkschijven blijven buiten beschouwing. Daarnaast is vaak al langere tijd sprake van hybride archivering, waarbij een deel van de informatie op papier en een deel van de informatie digitaal wordt bewaard.

Het vorige grote rapport van de Erfgoedinspectie verscheen in 2005 en had de illustere titel Een dementerende overheid? Sinds 2005 is er niet veel verbeterd, volgens de Erfgoedinspectie. Mogelijke oorzaken zijn het feit dat archiveren nog vaak wordt beschouwd als een facilitaire aangelegenheid (en daardoor weinig gewicht krijgt) en de constatering dat archiefbeleid van de overheid veel meer gericht is op beleidskernen bij departementen dan op uitvoerende diensten.

Belangrijkste advies van de Erfgoedinspectie: definieer in de Archiefwet het begrip ‘archiefbescheiden’ zodanig, dat over digitale overheidsinformatie geen begripsverwarring meer kan bestaan.

Minister Bussemaker (OCW) reageerde snel en stelde “dat de bestaande definitie in de Archiefwet 1995 van archiefbescheiden als bescheiden ‘ongeacht hun vorm’ voldoende ruim is om daaronder ook digitale bescheiden of bestanden te verstaan.” Zij stelt voor dat organisaties investeren in kennis en bedrijfscultuur over en rond de digitale informatiehuishouding.

Het rapport Beperkt houdbaar? Is te downloaden op de site van de Erfgoedinspectie

Bron: Digitaal bestuur 7 januari 2013