Digital

Digital

Nieuws

Machtigingsaanvraag vervalt per 1 januari 2013

Vanaf 1 januari 2013 vervalt voor gemeenten de plicht om een machtigingsaanvraag voor vervanging (meestal digitalisering) van permanent te bewaren documenten in te dienen bij Gedeputeerde staten (‘de provincie’).

Het toezicht op de archieven wordt namelijk, in lijn met het regeringsbeleid, horizontaal. Voortaan vraagt de ambtelijke organisatie toestemming aan het college van B&W en de provinciale archiefinspectie zal achteraf toetsen.

Daarmee wordt het voor gemeenten helderder wat er van hen verwacht wordt en kunnen zij zelf de verantwoordelijkheid nemen. Het maakt het proces ook onafhankelijk van eventuele individuele voorkeuren van archief inspecteurs.

In het gewijzigd Archiefbesluit staat het nog mooier en breder verwoord:

Het vervallen van de vermelding van de machtiging tot vervanging, en het opnemen van een grondslag voor het stellen van nadere regels over vervanging bij ministeriële regeling.

Artikel 7 van de Archiefwet bevatte het voorschrift dat zorgdragers voor de vervanging van archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking kwamen een machtiging nodig hadden, van de Minister van OCW of (in het geval van gemeenten en waterschappen) van gedeputeerde staten. Deze machtiging is vervallen bij de Wet revitalisering generiek toezicht (Kamerstukken II 2010/11, 32 389, nr. 8). De machtiging is aangemerkt als een niet bij de herpositionering van het generieke toezicht passende vorm van specifiek toezicht. Artikel 6, tweede lid, van het Algemeen Besluit bevatte een vermelding van die machtiging. Deze vermelding is geschrapt.
Vervanging van archiefbescheiden door reproducties dient, op grond van artikel 6, eerste lid, van het Ab, te gebeuren met de juiste en volledige weergave van de gegevens die in de te vervangen archiefbescheiden voorkomen. Deze bepaling geeft een tamelijk open norm. Technische en procedureel gedetailleerde invulling hiervan werd gegeven in beleids- regels over het gebruik van de machtigingsbevoegdheid. Met het vervallen van de machtigingsbevoegdheid, zijn ook de beleidsregels vervallen. Ten behoeve van het verzekeren van kwaliteit en eenvormigheid van de vervangingspraktijk is nadere regelgeving wenselijk. Daarom is in het Ab aan artikel 6 een derde lid toegevoegd als grondslag voor het kunnen stellen van deze nadere regels. Om te voorkomen dat vervanging plaatsvindt terwijl de beleidsregels al zijn vervallen, maar de ministeriële regeling nog niet is vastgesteld, worden inwerkingtreding van het vervallen van de machtiging in artikel 7 van de Aw, van het schrappen van de vermelding van de machtiging in artikel 6, tweede lid, van het Ab en van de ministeriële regeling op elkaar afgestemd.

Bron: VNG oktober 2012