Digital

Digital

Nieuws

Papiervisje stimuleert digitaal werken

Ze zijn al eeuwen de schrik van de archivaris, omdat ze kunnen zwemmen zonder water: de papiervisjes. Momenteel maken ze veel plezier in het archief van de gemeente Tietjerksteradeel. Bah! denkt iedere ambtenaar die zo’n beestje aantreft tussen zijn stukken. Daarom maakt de gemeente niet alleen schoon, maar gebruikt zij de visjes ook als aanleiding om papierlozer te gaan werken.

Vorige week ontdekten de gemeenteambtenaren van Tietjerksteradeel de papiervisjes (die weliswaar vis heten maar insect zijn). Ze kwamen met duizenden uit een op de grond gevallen doos papier.
“Het lastige is dat je snel moet reageren”, zegt gemeentewoordvoerster Amarins de Haan tegen Digitaal Bestuur. “Vorige week hebben we meteen besloten bepaalde ruimtes en vooral de besmettingshaard papiervrij te maken.”

Het opvallende was dat niet het archief, maar de werkplek van een medewerkster de besmettingshaard was. Daarom zijn de medewerkers in het gemeentehuis meteen aan de slag gegaan om eigen papierstapels op te ruimen en kasten leeg te maken. Als dat achter de rug is, komt de ontsmettingsdienst langs.

De woordvoerster opnieuw: “Onze grootste angst is dat het statisch archief wordt aangetast.” Vooral de afdeling Ruimtelijke Ordening heeft last van de visjes, want die zit een paar dagen zonder de bouwtekeningen die moeten worden bestraald om de eitjes van de papiervis onschadelijk te maken.

Besmetting vindt plaats als mensen met papier door het gebouw lopen en er veel stapels papier op de werkplekken zijn waarin de papiervisjes zich kunnen verstoppen. De papiervisjes zijn dan ook een teken voor de gemeente, zegt de woordvoerster: “We gaan volgende week een vervogltraject beginnen met tips en tools voor papierloos werken. We hebben hier immers een goed systeem voor het digitaal opslaan van documenten. Wellicht is het tijd voor een opfriscursus.”

Enkele ambtenaren in het gemeentehuis werken al digitaal, op hun eigen manier, met een tablet. Veel mensen houden van papier, wellicht omdat het systeem om digitaal te werken een verschrikking is. Daarover laat de gemeentewoordvoerster zich evenwel niet uit.

Bron: Digitaal bestuur 3 oktober 2012