Digital

Digital

Nieuws

Het is 2012: de gemeente Den Haag verwerkt inkomende post digitaal

De helft van de kantoorwerkers weet in 2012 niet eens meer wat ‘papieren post’ is, maar nu pas heeft de eerste grote Nederlandse gemeente, Den Haag, toestemming om inkomende papieren post te scannen en vervolgens het papier weg te gooien.
En dan nog met de nodige beperkingen! De post moet namelijk ‘burgergerelateerd’ zijn en binnenkomen bij de Dienst Publiekszaken (DPZ). Dat schrijft het blad Binnenlands Bestuur.

De gemeente heeft daarvoor een afgebakende machtiging voor ‘doorlopende substitutie’ toegekend gekregen door de gemeentearchivaris. Alle poststukken die bij DPZ door de ‘scanstraat’ gaan, mogen 13 weken na scanning de versnipperaar in.
Verwerking en afhandeling gebeurt digitaal via het softwaresysteem ODW (OIS DossierWeergave), dat ook een of andere vorm van zaakgericht werken ondersteunt.

De Haagse projectleider digitalisering Remy Tjoen-A-Choy vertelt dat jaarlijks 400.000 tot 450.000 ingekomen poststukken deze behandeling krijgen. Het verkrijgen van de machtiging – die al langer in bezit is van organisaties als Provincie Overijssel en DCMR – is in het stadsdeelkantoor van Den Haag gevierd in het bijzijn van wethouder Rabin Baldewsingh.

Bron: Binnenlands Bestuur 23 januari 2012