Digital

Digital

Nieuws

Digitale archivering overheden onvoldoende

Archiefdiensten van overheden zijn onvoldoende aangepast aan de digitalisering. Daardoor ontstaan onnodig gaten in de informatiehuishouding. Dat blijkt uit het ‘Verslag van de Randstedelijke provinciale archiefinspecties 2009-2010’ van de archiefinspecties van de provincies Utrecht, Noord-Holland, Zuid-Holland en Flevoland.

Gemeentearchivaris

Voor volgend jaar het interbestuurlijk toezicht in werking treedt, is het benoemen van een gemeentearchivaris en het instellen van gemeentelijk archieftoezicht essentieel, aldus archiefinspecteur Irmgard Broos van de provinciale archiefinspectie Utrecht. ‘Wij opereren dan meer op afstand en zij zitten er meer bovenop, maar dat kan alleen als het intern goed functioneert.’

De archiefinspectie ziet bij de Rijksoverheid overal hetzelfde beeld, zowel bij gemeenten als bij waterschappen en de provincie zelf. ‘We maken ons vooral zorgen over de huidige archivering van overheden op de administratie. Ze zitten midden in de overgang van papieren naar digitale archivering. Er wordt weinig nagedacht over de wijze van beheer van de huidige informatiebestanden en of die over tien jaar nog wel te raadplegen zijn.’

Onvoldoende

Broos merkt bij inspecties dat de archivering onvoldoende is toegerust. ‘Archieven zijn nu deels in papier en deels digitaal. Digitale documenten zijn vluchtig. Het is ander beheer dan papier. Overheden laten veel liggen, waardoor gaten vallen in de informatie. Dat baart ons zorgen.’ Over historische archieven is de inspectie positiever. ‘We merken dat gemeenten langzaamaan meer deelnemen in professionele archiefdiensten. Als iemand oude bouwtekeningen wil inzien is het fijn dat er een goede archiefdienst is met ruime openingstijden.’

Verantwoording

Het valt Broos op dat ambtenaren een heel groot deel van de digitale informatie hebben opgeslagen op hun eigen schijf. ‘Dat gaat dus buiten de archiefmensen om.’ Zo kunnen bijvoorbeeld cruciale documenten ontbreken voor een besluit over een vergunningsaanvraag. ‘Een overheid kan dit dan niet reconstrueren en dat is niet te verantwoorden tegenover burgers. Je moet met bewijzen kunnen komen.’ Een ander voorbeeld is dat bij gemeenten in digitale informatiesystemen geen voorziening is voor duurzame bewaring van gegevens. ‘Er is dan geen garantie dat informatie na tien jaar nog wordt bewaard.’

Dementerende overheid

Broos wijst op het rapport ‘De dementerende overheid’ van de Erfgoedinspectie, waarin zij waarschuwen dat er snel iets moet gebeuren, anders raakt informatie kwijt. ‘Belangrijk is dat gemeenten een archivaris benoemen voor die intern een vinger aan de pols houdt.’ Daarbij moeten archiefmedewerkers in versneld tempo worden klaargestoomd voor digitaal beheer. ‘Overheden moeten op zoek naar een archiefmedewerker nieuwe stijl: een informatiespecialist. Blijf investeren in huidige mensen, maar maak ook een ander profiel bij vacatures. Uiteindelijk heb je ook andere mensen nodig.’

Afknijpen

Broos begrijpt dat veranderingen niet van de ene op de andere dag gaan, maar vindt het noodzakelijk dat overheden die veranderingen wel in gang houden. ‘In economisch barre tijden worden budgetten voor informatisering afgeknepen. Ook voor het behouden en aantrekken van goed geëquipeerde archiefmedewerkers.’

Bron: Binnenlandsbestuur.nl