Digital

Digital

Nieuws

Inspriratiemiddag: de inrichting van uw DIV beheerorganisatie

Op 23 juni jl. kwam een groep managers en adviseurs bijeen voor een Inspiratiemiddag bij de Digital met als onderwerp:
‘De inrichting van uw DIV beheerorganisatie; verandering of transitie?’ Als manager of afdelingshoofd voor het (documentair) informatiemanagement is het uw verantwoordelijkheid om uw DIV-organisatie mee te nemen maar de toekomst. Geen sinecure. En reden om misschien ook eens uw licht op te steken bij collega’s. Hoe hebben zij het aangepakt? Lees hier het verslag.

Albert v Harling, interimmanager DIV bij de Rijksuniversiteit Groningen en adviseur bij de Digital, vertelde een inspirerend verhaal over het doorvoeren van verandering vanaf de werkvloer. Van Harling: ‘Er was geen overall visie of gedragen koers’. Wij zijn gewoon met kleine verbeteringen gekomen. Kleine innovaties om de organisatie te verleiden om anders te gaan nadenken over digitaal werken. Wij hebben bijvoorbeeld ervoor gezorgd dat de post- en de vergaderstukken van het Collega van Bestuur leden op iPads kwam en zij gingen vanaf dat momenteel vergaderen met digitale stukken. Ook zijn we met allerlei belanghebbenden van andere afdelingen coalities gaan vormen. In een zoektocht naar gemeenschappelijke belangen, konden we energie bundelen en veranderkracht organiseren. We creëerden hierdoor nieuwe vraag naar onze diensten en gaven onszelf een plekje in de schijnwerpers. Vanuit die positie kan de DIV nu verder professionaliseren.’’

Vincent Wielaart, teamleider DIM bij de gemeente Westland, vertelde vervolgens over het verandertraject: van DIV naar DIM. Dit verandertraject kende wél een veranderplan vooraf. Koers en richting waren bepaald. Maar ga het dan nog maar eens doen! Wielaart: ’’We hebben alle medewerkers mee laten doen aan een ontwikkelgericht onderzoek. Zo was dus bekend voor welke rol men geschikt was in de nieuwe, meer digitale DIV-regieorganisatie. Tevens kreeg elke medewerker een eigen ontwikkel pad geadviseerd. We hebben vervolgens direct iedereen de taken gegeven, passend bij die nieuwe rol. Om erin te kunnen groeien en te leren in de praktijk. Zo gingen de Informatieconsulenten aan de slag om met de afdelingen de zaaktypen in beeld te brengen. Natuurlijk vraagt een dergelijk traject veel begeleiding en commitment vanuit het management. En je moet afspreken dat ‘fouten maken mag’. De komende jaren kijkt de DIV-afdeling wel aan tegen een krimpscenario. Maar nu we al weten welke kant we opgaan, hebben we tijd om ons daarop voor te bereiden.’’

Er werd na deze twee prachtige verhalen nog lekker nagepraat en visitekaartjes uitgewisseld. We kijken terug op een leuke en leerzame middag.
Er is inmiddels alweer een nieuwe inspiratiemiddag gepland: 10 november 2011 van 12.30 uur. tot 16.30 uur. Aanmelden kan via katinka.degraaff@digital.nl