Digital

Digital

Nieuws

Personeelsdossiers in SharePoint

Door de toenemende invloed van digitaal werken, wordt de behoefte aan tijd- en plaatsonafhankelijke toegang tot informatie steeds belangrijker. Dit geldt bij uitstek ook voor de personeelsdossiers. Vaak zijn dit nu nog papieren dossiers, die (hopelijk) veilig achter slot en grendel zijn opgeslagen bij P&O of DIV-afdeling. Er moeten vaak omslachtige procedures doorlopen worden om een personeelsdossier in te mogen zien. Het is veel makkelijker en sneller om de personeelsdossiers digitaal te kunnen raadplegen, natuurlijk zonder dat de vertrouwelijkheid ervan in gevaar komt.
Dit kan door de personeelsdossiers digitaal in SharePoint beschikbaar te stellen. Het aanbieden van personeelsdossiers in SharePoint biedt veel voordelen. Zo is er de snelle en eenvoudige toegang tot de dossiers; ze zijn vanaf de eigen werkplek via de webbrowser te raadplegen, wanneer en waar je maar wilt. De personeelsdossiers blijven overzichtelijk doordat ze nader zijn gestructureerd in subdossiers, bijvoorbeeld “Aanstelling”, “Dienstverband”, “Ziekte, re-integratie”, etc. Vanzelfsprekend is de vertrouwelijkheid gegarandeerd; je krijgt alleen die dossiers te zien waartoe je gemachtigd bent.

In SharePoint vindt ook opbouw van het personeelsdossier plaats. Iedereen die daarvoor geautoriseerd is, zoals leidinggevenden en P&O-adviseurs, kunnen personeelsstukken aan het dossier toevoegen. Hierbij kent SharePoint mogelijkheden van huisstijlsjablonen en versiebeheer. Het is zelfs mogelijk om eenvoudige workflows rond documenten in te bouwen, zoals het goedkeuren van een document door de leidinggevende.

Er zijn nogal wat regels (vanuit o.a. Archiefwet en belastingwetgeving) over het beheer van het personeelsdossier, vooral rondom de bewaartermijn van de stukken. Ze mogen niet te kort bewaard worden, maar zeker ook niet te lang. In SharePoint is het mogelijk om de stukken uit het personeelsdossier te koppelen aan de ordeningsstructuur met de bijbehorende bewaartermijnen.

In SharePoint zijn de personeelsdossiers goed beveiligd tegen ongeautoriseerd gebruik. SharePoint kent fijnmazige autorisatiemogelijkheden. Op deze manier kan bijvoorbeeld geregeld worden dat de medewerker alleen zijn eigen dossier kan inzien, de leidinggevende de personeelsdossiers van de eigen afdeling en de P&O-adviseur alle personeelsdossiers. Het is zelfs mogelijk om onderdelen van een personeelsdossier af te schermen. Bijvoorbeeld de afscherming van juridische stukken voor niet-juridische medewerkers. Om de autorisaties goed te kunnen beheren, gebeurt deze op basis van rollen. De autorisatie van SharePoint is gekoppeld aan het Windows-account. Dit heeft als voordeel dat de gebruikers van het personeelsdossier niet apart hoeven in te loggen.

Het digitaal aanbieden van het personeelsdossier in SharePoint biedt dus vele mogelijkheden. Het realiseren ervan kan ook snel, omdat er met SharePoint weinig programmeerwerk nodig is. Wel is het heel belangrijk dat je als organisatie goed weet hoe je de personeelsdossiers gaat gebruiken. Hoe liggen de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden? Hoe zijn de p-processen georganiseerd? Wie mag welke onderdelen van het personeelsdossier inzien? Uit welke subdossiers bestaat het dossiers? En uit welke documenten? Antwoord op dit soort vragen is nodig om het personeelsdossier goed in te kunnen richten en dus goed te laten werken.