Digital

Digital

Nieuws

DCMR krijgt machtiging vervanging voor alle documenten

Deze week heeft de DCMR Milieudienst Rijnmond een machtiging ontvangen van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland voor vervanging van analoge documenten door digitale reproducties. De afgelopen jaren heeft de DCMR haar informatiehuishouding sterk geoptimaliseerd. Van een traditionele documentaire informatievoorziening is het informatiebeheer uitgegroeid naar een modern digitaal en professioneel niveau. Met een resultaat dat er mag wezen: een machtiging voor vervanging!

Om een machtiging voor vervanging te krijgen moet een organisatie het vervangingsproces en het beheer van de digitale documenten daarna beschrijven in een handboek digitalisering. Het scannen, registreren, ordenen en vernietigen cq. bewaren worden beschreven in dit handboek. Evenals de inrichting van het documentmanagement systeem. Bij dat alles is de kwaliteitszorg van groot belang. Zowel het Gemeente Archief Rotterdam als de Provinciale Archiefinspectie van Zuid-Holland lieten zich zeer lovend uit over het handboek van de DCMR. Het handboek vindt u hier.

In 2010 is er in Od een artikel van onze adviseur Matthijs Rietveld en de DCMR verschenen met tips om een machtiging voor vervanging te verkrijgen.

De DCMR heeft de afgelopen jaren, o.a. door het opstellen van het handboek digitalisering, veel ervaring opgedaan met het inrichten van een digitale informatiehuishouding. Deze ervaringen wil de DCMR graag met u delen. Daarom organiseren de DCMR en de Digital, die de DCMR heeft begeleid in dit proces, een aantal workshops over Substitutie waarin we het proces om te komen tot een machtiging en het handboek digitalisering nader onder de loep nemen. De eerste workshop vindt plaats op 19 september en is bedoeld voor participerende gemeenten van de DCMR. De workshop van 29 september is inmiddels vol. Daarom organiseren DCMR en de Digital een extra workshop op 13 oktober van 12.00 uur tot 16.00 uur bij de DCMR aan de Parallelweg 1 te Schiedam. We ruimen veel tijd in voor uw vragen en voor discussie. We starten met een lunch en eindigen met een borrel. U bent van harte uitgenodigd! U kunt zich hier inschrijven. Wees er snel bij, want het aantal plaatsen is beperkt!