Digital

Digital

Nieuws

Rotterdam als eerste gemeente een officieel goedgekeurd E-depot

Gemeente Rotterdam heeft als eerst in Nederland een officieel goedgekeurde digitale archiefbewaarplaats, een zogenoemde E-depot. De samenwerking tussen het Gemeentearchief en de Rotterdamse ICT-afdeling heeft geleid tot het digitale archief wat al geruime tijd draait. Volgens de Archiefwet dienen de Gedeputeerde Staen dergelijke voorzieningen officieel als zodanig te erkennen. Het E-depot is fysiek ondergebracht in de gemeentelijke computerruimte waar tevens de software en actieve data van de gemeente zijn ondergebracht.

Het bewaren van digitale documenten en informatie dient omgeven te zijn door allerlei procedures, zoals een voortdurende controle op de vraag of er nog wel is opgeslagen wat men meent te hebben opgeslagen. Een ander voorbeeld is of de metadata (bron, aanmaakdatum etc.) niet verloren gaan en tevens de toegankelijkheid die gewaarborgd moet blijven. Digitale bestandsformaten kunnen immers snel verouderen en uit de gratie raken. Alle oorspronkelijk gebruikte softwareapplicaties moeten dus ook bewaard blijven.

Door middel van E-depots probeert de overheid meer grip te krijgen op zijn eigen digitale informatiehuishouding. Dit voorjaar is wederom door de Rekenkamer geconstateerd dat die niet in orde is. Het grote probleem ligt bij de creatie van de informatie. De digitalisering is onvoldoende gepaard gegaan met eenduidige richtlijnen over het bewaren van de overdaad aan digitale informatie.

Bron: binnenlandsbestuur.nl