Begeleiding bij substitutie

Dit houdt in dat originele documenten worden vervangen door digitale kopieën, die dezelfde informatie bevatten als het origineel. Het originele fysieke exemplaar kan dan worden vernietigd, wat bijvoorbeeld ruimtebesparing oplevert. Even scannen en alles op een cd’tje branden is vanuit een archiefwettelijk perspectief niet acceptabel.

Wil de digitale kopie als origineel gaan gelden, moet het niet alleen als authentiek en betrouwbaar worden gezien, maar moet het proces georganiseerd zijn. Dit houdt in dat het scan- en postproces goed ingericht moeten zijn. Ook dient er op deze processen een audit plaats te vinden.

Afhankelijk of het gaat om te bewaren of te vernietigen stukken, moet bij verschillende instanties toestemming worden gevraagd voor de vervanging van archiefstukken. Voor archief dat blijvend bewaard moet worden, dienen het Nationaal Archief en Ministerie van OCW of de Provinciale Archiefinspectie toestemming te verlenen. Bij op termijn te vernietigen archiefstukken kunnen zorgdragers van overheidsorganen zelf een machtiging tot het vervangen van archiefbescheiden afgeven, zoals: de minister, Gedeputeerde Staten, Dijkgraaf , het College van B&W of de korpsbeheerder.

Het beheer van de digitale archiefbescheiden van opslag tot vernietiging moet in dit traject eveneens goed geregeld zijn.