Begeleiding bij substitutieBegeleiding bij substitutie

Bij de overgang naar een digitaal archief heeft u te maken met (digitale) substitutie van archiefstukken.Bij de overgang naar een digitaal archief heeft u te maken met (digitale) substitutie van archiefstukken.

Dit houdt in dat originele documenten worden vervangen door digitale kopieën, die dezelfde informatie bevatten als het origineel. Het originele fysieke exemplaar kan dan worden vernietigd, wat bijvoorbeeld ruimtebesparing oplevert. Even scannen en alles op een cd’tje branden is vanuit een archiefwettelijk perspectief niet acceptabel.

Wil de digitale kopie als origineel gaan gelden, moet het niet alleen als authentiek en betrouwbaar worden gezien, maar moet het proces georganiseerd zijn. Dit houdt in dat het scan- en postproces goed ingericht moeten zijn. Ook dient er op deze processen een audit plaats te vinden.

Afhankelijk of het gaat om te bewaren of te vernietigen stukken, moet bij verschillende instanties toestemming worden gevraagd voor de vervanging van archiefstukken. Voor archief dat blijvend bewaard moet worden, dienen het Nationaal Archief en Ministerie van OCW of de Provinciale Archiefinspectie toestemming te verlenen. Bij op termijn te vernietigen archiefstukken kunnen zorgdragers van overheidsorganen zelf een machtiging tot het vervangen van archiefbescheiden afgeven, zoals: de minister, Gedeputeerde Staten, Dijkgraaf , het College van B&W of de korpsbeheerder.

Het beheer van de digitale archiefbescheiden van opslag tot vernietiging moet in dit traject eveneens goed geregeld zijn.

Geïnteresseerd? Leg contact met een van onze mensenGeïnteresseerd? Leg contact met een van onze mensen^
U kunt ook contact opnemen met iemand andersU kunt ook contact opnemen met iemand anders^

Contactgegevens

Matthijs Rietveld
Adviseur organisatie en informatisering

Matthijs is een echte archiefdeskundige.

matthijs.rietveld@digital.nl
+31 6 4336 0907

Ronald Groeneweg
Projectleider en inhoudelijk adviseur.

Ronald vindt zaakgewijs werken een vanzelfsprekendheid

ronald.groeneweg@digital.nl
+31 6 4714 4980

Matthijs is een echte archiefdeskundige. Hij voert o.a. audits uit om te kijken hoe de archivering georganiseerd is en waar nog aanpassingen gemaakt moeten worden, alvorens het traject van substitutie in te gaan.Matthijs is een echte archiefdeskundige. Hij voert o.a. audits uit om te kijken hoe de archivering georganiseerd is en waar nog aanpassingen gemaakt moeten worden, alvorens het traject van substitutie in te gaan. Ronald vindt zaakgewijs werken een vanzelfsprekendheid. Hij is al jarenlang een van de experts op digitaal werken gebied en van daaruit weet hij dat de enige manier om een project te laten slagen is, de uitgangspunten te baseren op de werkprocessen in de organisatie. Ronald is mr. zaakgewijs werken.Ronald vindt zaakgewijs werken een vanzelfsprekendheid. Hij is al jarenlang een van de experts op digitaal werken gebied en van daaruit weet hij dat de enige manier om een project te laten slagen is, de uitgangspunten te baseren op de werkprocessen in de organisatie. Ronald is mr. zaakgewijs werken.

Vul hieronder uw telefoonnummer of e-mailadres in, en MatthijsRonald neemt zo snel mogelijk contact met u op om uw vragen te beantwoorden.

Matthijs RietveldRonald Groeneweg ontvangt een e-mail met uw gegevens. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld.