Digital

Digital

Briljant afwezigheidsbericht of eerder onbeschoft?

Vorige week was ik toe aan even ertussenuit met mijn eega. Een paar dagen Noord-Frankrijk is voor mij als Vlaming niet te ver rijden, een garantie voor wat (historisch) gemeenschappelijke cultuur, urenlang wandelen en uiteraard lekker eten.

Gezien ik geen notificaties toelaat op mijn iPhone, behalve voor tekstberichten, was ik vrij zeker niet gestoord te worden door e-mails van collega’s of klanten. Voor ons vertrek stond ik even in twijfel om al dan niet een afwezigheidsbericht in te regelen op mijn e-mailaccounts. Voor alle duidelijkheid, ik deed het niet. Niet omdat ik niet wist hoe het technisch of inhoudelijk moet, maar eerder gewoon vergeten.

De vakanties staan weer voor de deur en massaal gaan straks collega’s en medewerkers van klanten wel afwezigheidsberichten configureren en heen-en-weer zenden.

De regeltjes volgens sommigen

Volgens sommigen zijn er een aantal regeltjes voor een helder en duidelijk afwezigheidsbericht: geef aan wanneer je terug bent (duh!), wijs een alternatief contact aan of bied een snelle oplossing aan.

Briljant of onbeschoft?

Per toeval las ik deze week een artikel over een Amerikaanse journalist die een professor contacteerde voor een interview en het onderstaand bericht terugkreeg:

“Bedankt voor je bericht. E-mail die wordt ontvangen tussen [deze datums] wordt acht uur vanaf nu van deze server verwijderd. Stuur uw bericht opnieuw na [deze datum].”

Mijn initiële reactie was er een van verstomming. Of beter gezegd van hoe onbeschoft kan iemand zijn en ingaan tegen alle regels van internetetiquette.
Natuurlijk kan het niet de bedoeling zijn dat je tijdens je vakantie met familie en geliefden honderdvijftig keer per dag je smartphone controleert – volgens sommige studies het aantal keer dat je dit doet tijdens een werkdag – en e-mails gaat beantwoorden. Maar toch, achteraf niet de moeite nemen om de hersenspinsels van anderen te lezen en te beantwoorden? Hoe durf je!

Maar na het doorploeteren van mijn e-mails het overgrote deel van de dag na mijn terugkeer werd het me duidelijk. Het is gewoon briljant!

De uitvinder van het afwezigheidsbericht Mason Peck, professor aan Cornell University en ex-NASA hoofdtechnoloog, omschrijft het als volgt: “Het is een beetje cynisch, ik weet het, maar ik zie e-mails meestal als een ongelijke handelsbalans. Elke e-mail die ik beantwoord, helpt andere mensen gemiddeld meer dan dat het me helpt. Nu hoef ik me geen zorgen te maken over je bericht, tenzij jij besluit dat het belangrijk genoeg is om het te herhalen. Het systeem plaatst de last op de afzender in plaats van de ontvanger, wat misschien oneerlijk lijkt.”

Natuurlijk verstoort dit soort aanpak een delicaat ecosysteem wat e-mailen ondertussen is geworden. Dit sociale systeem functioneert goed omdat er een veronderstelling is dat iedereen meespeelt. Mensen reageren op e-mail omdat ze willen dat anderen op hun e-mails reageren. Je doet een gunst voor iemand omdat je verwacht dat ze ooit een gunst voor jou zullen doen.

De realiteit

Maar een werknemer spendeert gemiddeld tweeënhalf uur per dag aan het verwerken van e-mail. Een weekje vakantie betekent dat je een slordige 17 uur of meer dan twee (werk-) dagen nodig hebt om –zogezegd– weer bijgebeend te zijn en dit bovenop al je andere werk.

Ik kan me voorstellen dat je twijfels hebt om dit te doen omdat het je moeilijk valt om belangrijke mensen in je leven –klanten, je baas, enz.– onmogelijk kan vragen extra tijd te spenderen om e-mails opnieuw te verzenden. Of wat als ze je moeten kunnen bereiken?

En dan? De belangrijke mensen in je (professioneel) leven kunnen je een sms sturen als ze je nodig hebben om een e-mail te lezen voordat deze wordt verwijderd.
Het is in ieder geval een duidelijk statement dat iedereen vertelt dat je downtime belangrijker is dan hun eindeloze eisen voor je aandacht.
En over het belang van downtime –zeker voor creatieven en kenniswerkers– is ook al behoorlijk wat gepubliceerd.

Ik probeer het in ieder geval later dit jaar. Mail je me in de derde week van september, dan ben je nu alvast verwittigd wat je terug ontvangt.